O tempo parece passar cada vez mais rápido. São muitas tarefas e pouco tempo para realizar tudo. Muitas vezes é preciso executar mais de uma atividade ao mesmo tempo. E dar conta de tudo pode parecer difícil. Especialmente para setores que demandam soluções rápidas e imediatas, além de muita atenção, como costuma acontecer no setor de RH. Mas é possível economizar tempo. Algumas mudanças de hábito e algumas ferramentas podem ajudar nessa tarefa. Por isso, separamos algumas dicas de como economizar tempo nos processos de RH:
Dicas para economizar tempo nos processos de RH
1. Organização é a chave!
Criar o hábito da organização é essencial para economizar tempo. Por mais que seja um pouco mais difícil no começo, e seja mais fácil para algumas pessoas do que para outras. Mas, basta um pouco de prática e persistência, e em pouco tempo a organização passa a ser parte da sua rotina. Ao criar hábitos de organização, desde a hora de sair de se levantar, sair de casa, onde guardar suas chaves e documentos, você se acostuma a um ritmo de trabalho e organiza a sua rotina desde o começo do dia. Por isso ter uma rotina é fundamental para ajudar a se organizar e planejar suas tarefas. Além disso, uma rotina organizada, ajuda a evitar problemas e estresses desnecessários no dia a dia, como não encontrar aquele documento importante na sua mesa ou no seu computador que você deveria entrega.
2. Prepare-se para imprevistos
Não importa o quanto você se prepara, é praticamente impossível evitar os imprevistos. Por isso, é preciso estar preparado para quando acontecerem. Mas, por mais que pareça difícil se preparar para o inesperado, saiba que é possível evitar algumas dores de cabeça. Para se preparar é preciso estar atento ao que pode dar errado. Ter uma rotina organizada e uma agenda flexível é fundamental para isso, pois, se surge um problema de última hora, você tem como se reorganizar.Outra forma de se preparar para imprevistos é tentar prever o que pode dar errado nos processos: um funcionário atrasado ou uma reunião cancelada são grandes exemplos de imprevistos que podem surgir. Por isso, é importante ter uma estratégia alternativa para driblar esse tipo de contratempo.
3. A Regra dos 20 segundos
Uma das técnicas para economizar tempo é utilizar a regra dos 20 segundos. Essa regra foi criada pelo autor americano Shawn Achor, autor do livro "The Happiness Advantage", e publicado no Brasil como "O Jeito Harvard de Ser Feliz". A teoria de Achor consiste em tentar reduzir o tempo de cada tarefa em 20 segundos. Desta forma, você economizará um bom tempo ao longo do dia. Aos poucos, essa economia de tempo, se torna um hábito, e sua rotina vai ganhar alguns minutos extras. Isso se reflete, além da economia de tempo e dinheiro, em uma maior eficiência.
4. Urgente X Importante
Duas palavras que muitas vezes utilizamos como sinônimos, é essencial diferenciar "urgente" e "importante" na hora de se organizar para economizar tempo. O primeiro conceito é relativo a tarefas que possuem prazos mais imediatos, enquanto o segundo refere-se a tarefas necessárias, independente de seu prazo.Para ajudar a coordenar as atividades entre essas duas definições, uma boa ideia é usar a matriz de gerenciamento de tempo.
Matriz de Gerenciamento
Uma matriz de gerenciamento de tempo é um técnica que permite administrar as atividades do dia e suas prioridades. A matriz é composta por 4 quadrantes: na vertical as atividades são classificadas por urgência ("urgente" e "não urgente"), enquanto, na horizontal, as atividades são classificadas por importância ("importante" e "não importante"). Ao sobrepor as classificações, é possível então, determinar a prioridade de cada atividade. Se uma atividade é urgente e importante, ela possui prioridade 1. Essas geralmente são as crises. Se uma atividade é urgente, mas não importante, ela possui prioridade 2 e costumam ser interrupções possíveis de serem delegadas. Já se uma atividade é importante, mas não urgente, ela possui prioridade 3, e deve ser agendada e planejada a médio prazo. Por fim, as atividades que não são nem importantes nem urgentes, são meras distrações e devem ser ignoradas.A matriz pode ser uma aliada no gerenciamento de tempo, já que ajuda a priorizar as atividades mais importantes do seu dia a dia.
5. Use a tecnologia a seu favor
Existem muitas ferramentas tecnológicas disponíveis que podem e devem ser usadas para ajudar você e sua equipe a se organizar. São diversos aplicativos, dispositivos e ferramentas que você pode testar para economizar tempo.Leia o artigo 5 motivos para investir em tecnologia nas empresa e entenda a importância de otimizar os processos na sua organização.
Automatizando
Uma boa ideia é automatizar processos manuais, por exemplo, pela utilização de um software de gestão de RH. Algumas tarefas demandam muito tempo e, além de passíveis de falhas, podem ter impacto na produtividade pois demandam tempo e custam dinheiro para a empresa. No entanto, já existem alguns programas que permitem a automatização de diversas atividades. Por exemplo, tarefas como controle de férias, montagem de folha de pagamento, admissão e desligamento de funcionários, gestão de benefícios, entre outras, podem se beneficiar de programas que ajudam a diminuir tempo de execução e cortar gastos.
Organizando na nuvem
Muitas empresas já fazem uso de ferramentas na nuvem, ou seja, sistemas de armazenamento conectados pela internet e que podem ser acessados de qualquer lugar, e até servidores locais para armazenar e organizar os documentos. No entanto, você pode usar algumas ferramentas para ajudar. O Google Docs, por exemplo, permite criar, compartilhar e organizar documentos de texto, planilhas e apresentações online. Já o Evernote é um aplicativo que funciona como agenda e bloco de notas online.
6. Invista em seus funcionários
Uma boa forma de manter os funcionários sempre bem preparados e engajados com seu negócio é proporcionar para sua equipe treinamentos e capacitações. Esses treinamentos podem ocorrer de várias formas, como, por exemplo, através de cursos, especializações, workshops e seminários.Esse tipo de investimento é uma excelente forma de valorizar os colaboradores, demonstrar e valorizar sua importância para a empresa e criar mais uma equipe mais unida. Além de ser uma forma de reconhecimento, treinamentos e capacitações também são uma excelente oportunidade de aprimorar as competências de sua equipe.Por fim, lembre-se, uma equipe unida e bem capacitada, está melhor preparada para pensar estrategicamente e solucionar problemas. Como você pode perceber, existem diversas formas de se organizar e economizar tempo nos processos de RH. Se você se interessou por essas dicas, aproveite para ler também essas 7 dicas de gestão de tempo para profissionais de RH.
