Saber como calcular o desconto do vale-transporte é uma das tarefas mais importantes do departamento pessoal.O vale-transporte está no pacote de benefícios trabalhistas que deve ser obrigatoriamente oferecido pela empresa aos seus funcionários. Assim como outros tipos de remuneração variável, ele é descontado diretamente do salário bruto do trabalhador, seguindo algumas regras específicas. Afinal de contas, é dever da empresa garantir que seus colaboradores façam o trajeto de ida e volta do trabalho sem prejuízo financeiro. Pensando nisso, montamos um guia completo com tudo que você precisa saber sobre vale-transporte, desde como calcular o desconto do vale-transporte até seu pagamento. Interessado? Acompanhe o post!
Quem tem direito ao vale-transporte?
De acordo com a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), qualquer pessoa que tenha vínculo empregatício com uma empresa tem direito a receber vale-transporte. O benefício deve ser concedido independentemente da distância entre residência e trabalho, já que a lei não considera esse fator como determinante para garantir o direito aos vales.As únicas situações em que a organização não precisa pagar o vale-transporte são:
- quando o empregado abre mão do benefício;
- quando é oferecido transporte gratuito da porta de casa até a empresa e vice-versa.
É importante ressaltar que o vale-transporte não pode ser considerado parte do salário e nem fazer parte do cálculo para descontos de Fundo de Garantia, Imposto de Renda e outros tributos.A solicitação é feita no ato da contratação do funcionário. O colaborador informa seu endereço e o número de vales que serão necessários no trajeto de ida e volta do trabalho. Caso ele mude de endereço, a empresa deve ser informada para que possa fazer eventuais alterações no valor do benefício.
Como é feito o cálculo do desconto do vale-transporte?
As empresas estão autorizadas a descontar do funcionário até 6% de seu salário bruto para efetuar o pagamento do vale-transporte. Essa porcentagem não se aplica a outros benefícios e bonificações como comissões e horas extras. Compreendido? Então vamos adiante.Se o total do vale-transporte for inferior a 6% do salário do empregado, deve ser descontado apenas o valor referente ao benefício. Isso acontece porque descontar a porcentagem máxima traria prejuízo financeiro ao colaborador. Por outro lado, valores que superem os 6% ficam por conta da empresa. Confira abaixo dois exemplos práticos.
Cenário 1
Pedro ganha R$ 4 mil e trabalhará 22 dias úteis no mês. Ele pega dois ônibus por dia, um na ida e outro na volta, no valor de R$ 4 cada um. Logo, seu gasto total com transporte no mês é de R$ 176 (22 x 8).6% do salário de Pedro equivale a R$ 240. Portanto, como seu gasto com transporte será menor que essa porcentagem, devem ser descontados apenas R$ 176 de seu salário bruto, e não R$ 240.
Cenário 2
Carlos, colega de Pedro, usa os mesmos dois ônibus diários em seu trajeto, mas ganha R$ 2 mil mensais. Então, 6% de seu salário equivale a R$ 120, diante de um gasto mensal de R$ 176 com transporte.Nesse caso, são descontados R$ 120 do salário de Carlos e os R$ 56 restantes, que completam o total de vales-transporte necessários, pagos pela empresa.Além desses dois cenários, vale lembrar ainda outra situação específica. Quando o funcionário entra de férias ou é admitido na empresa com o mês em andamento, o pagamento do vale-transporte é feito de forma proporcional. Ou seja, são incluídos no cálculo de desconto do vale transporte apenas os dias trabalhados, não todos os dias úteis do mês.
Como simplificar o cálculo do vale-transporte?
O cálculo do desconto do vale transporte é bem simples, mas imagine ter que fazê-lo manualmente, funcionário por funcionário, todos os meses do ano? Em um passado não muito distante, era assim que as coisas funcionavam. Contudo, hoje, é possível contar com o auxílio da tecnologia para agilizar esse processo.Existem no mercado sistemas de gestão de RH que servem para centralizar as informações dos funcionários e automatizar algumas rotinas, como o cálculo da folha de pagamento. Com isso, é possível obter os valores do vale-transporte de todos os colaboradores com apenas alguns cliques. O mesmo vale para o salário e outros benefícios.Usando a plataforma adequada, é possível inserir os dados de endereço e o número de vales necessários no sistema, deixando o cálculo por conta do software. O valor é automaticamente inserido na folha de pagamento, sem complicações.
Vantagens oferecidas pela tecnologia
Entre as vantagens oferecidas por essa tecnologia, podemos citar:
- Garantia de vale-transporte para todos os funcionários: com um sistema automatizado para fazer os cálculos do desconto do vale transporte, não existe o risco de nenhum colaborador ficar sem o benefício. Afinal, com uma lista pré-determinada no sistema, é muito difícil que ocorram equívocos que deixem um profissional sem pagamento;
- Maior precisão no cálculo: a exatidão dos valores é outro aspecto beneficiado pela tecnologia. Quando o processo é manual, a chance de ocorrer erro humano nos cálculos é muito maior. Usar o software adequado garante a precisão dos pagamentos. Dessa forma, nem os colaboradores nem a empresa precisa lidar com prejuízos ou atrasos;
- Redução do tempo gasto em tarefas operacionais: sistemas de RH automatizam não apenas o cálculo do desconto do vale transporte, mas também outras atividades operacionais do departamento pessoal. Dessa forma, sobra mais tempo para os membros da equipe se dedicarem a tarefas estratégicas para a organização como prestar auxílio aos líderes e cuidar da gestão de pessoas.
Atualmente, contar com essas vantagens na administração de um negócio é muito simples. Os softwares estão disponíveis com preços acessíveis e plataformas intuitivas, fáceis de usar. Apostar na tecnologia é um grande passo para modernizar o RH e manter a empresa alinhada às melhores práticas do mercado.
Perguntas frequentes sobre cálculo de vale-transporte
Algumas dúvidas frequentes sobre o benefício são:
O que diz a CLT sobre vale-transporte?
De acordo com a Lei nº 7.418/85 da CLT, o vale-transporte é um benefício obrigatório que toda empresa paga ao colaborador registrado em carteira assinada, seja em um cargo fixo ou temporário. Isso garante que o funcionário possa ir e vir do trabalho sem gastos extras.
É obrigatório pagar o vale-transporte?
Sim. O pagamento e consequente desconto do vale-transporte é obrigatório. Os casos de exceção são quando o empregado abre mão do benefício e quando a empresa oferece transporte gratuito que leva e traz os funcionários diariamente.
Quando o funcionário tem direito ao vale-transporte?
Todo funcionário tem direito ao vale-transporte independentemente da distância que precisa percorrer para chegar ao trabalho. Também não existe um limite, seja mínimo ou máximo, de passagens que podem ser oferecidas. Tudo depende da necessidade do colaborador.
Como é calculado o vale-transporte?
O cálculo do vale transporte é baseado na alíquota de 6%, que é o máximo que pode ser abatido do salário. Então, para saber o valor do vale-transporte que o funcionário terá que “pagar”, basta multiplicar o valor do salário bruto por 6%.
Qual o valor a ser descontado do vale-transporte?
O valor a ser descontado do vale-transporte equivale a 6% do salário do colaborador, que é a porcentagem máxima que as empresas estão autorizadas a abater, de acordo com a CLT. Caso, o funcionário gaste mais, a empresa cobre a diferença. Chegamos ao fim do nosso artigo sobre desconto do vale transporte! Agora que você já sabe todos os detalhes sobre o assunto, não corre mais o risco de errar na hora de efetuar o pagamento. Desse jeito todo mundo sai ganhando: o funcionário, que tem seu benefício garantido, e a empresa, que evita a insatisfação de seus colaboradores.
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