Devido à pandemia de Covid-19, muitas empresas adotaram o trabalho remoto para que os colaboradores possam respeitar o isolamento social. Com todo mundo em casa, surgiu um novo desafio: como minimizar o impacto dessa nova realidade nos processos internos?Para isso, é necessário montar um kit home-office para funcionários, permitindo que eles executem suas tarefas da mesma maneira que no trabalho presencial. É preciso considerar todas as variáveis envolvidas na questão, como o conforto, os equipamentos e os softwares necessários para realizar as atividades.Neste post, listamos tudo o que a sua empresa precisa incluir no kit home office para funcionários. Se interessou? Confira a seguir!
O que é o kit home office para funcionários?
O kit home office para funcionários é um conjunto de medidas pensadas para atender às necessidades dos colaboradores no trabalho remoto, minimizando o impacto da nova rotina nas condições de trabalho.Essa prática é fundamental para garantir que os funcionários atuem de forma confortável, segura e produtiva. Afinal, mudar de ambiente sem o devido apoio da empresa pode causar uma série de imprevistos, como:
- desconforto por falta de estrutura física;
- falta de equipamentos e materiais;
- impossibilidade de acesso a documentos importantes;
- exposição e vazamento de dados sigilosos.
Algumas empresas já estão mostrando como ter sucesso ao implementar o kit home office para funcionários. É o caso do Nubank, que adotou o trabalho remoto como padrão para os seus cerca de 2.600 colaboradores em São Paulo, Berlim, Cidade do México e Buenos Aires.Além de garantir todos os equipamentos necessários para a realização das tarefas, a empresa está enviando cadeiras ergonômicas para as residências dos funcionários, com o intuito de garantir o conforto durante o expediente.Considerando o momento de pandemia, a fintech também oferece aos colaboradores o apoio de especialistas em saúde mental e máscaras de proteção facial, mesmo que eles não precisem se deslocar para o trabalho.
Quais itens não podem faltar no kit home office para funcionários?
Montar um bom kit home office para funcionários requer pensar em todas as necessidades que o colaborador pode ter no trabalho remoto: desde um computador com todos os softwares que ele utiliza até ferramentas para criar, editar e compartilhar documentos online.Confira uma lista com os itens que não podem faltar para garantir o bom desempenho da sua equipe no home-office:
- equipamento adequado;
- cadeira ergonômica;
- itens de papelaria;
- software de videoconferência;
- armazenamento na nuvem;
- criação de documentos online;
- sistema para escanear documentos;
- ferramenta de assinaturas digitais.
1. Equipamento adequado
Para dar apoio aos colaboradores no trabalho remoto, é essencial que a empresa forneça todo o equipamento necessário para a realização das atividades, como computador, teclado e mouse, entre outros.O papel da equipe de TI neste momento é fundamental. É indispensável que o departamento defina políticas específicas para essa situação, como o uso de VPN para acesso à máquinas e a elaboração de guias de boas práticas para preservar a segurança da informação.Também é preciso garantir que todos os softwares e acessos estejam funcionando corretamente antes de liberar o colaborador para o home-office, além de oferecer um suporte à distância eficiente para caso haja algum problema com os equipamentos.
2. Cadeira ergonômica
A qualidade da cadeira muitas vezes não é levada em conta quando se fala em trabalho remoto, mas esse é um item influencia diretamente no bem-estar do colaborador.Quem já passou horas e horas sentado em um lugar desconfortável sabe o quanto isso prejudica a coluna. Muitas vezes, a dor é tanta que fica difícil se concentrar no trabalho, gerando uma queda significativa de produtividade.Por isso, antes de liberar os colaboradores para o trabalho remoto, pergunte se eles têm cadeiras apropriadas em suas residências. Caso a resposta seja negativa, envie a cadeira que ele usa no escritório para a casa dele. Assim, você garante o conforto do colaborador no dia a dia e o ajuda a preservar sua saúde física.
3. Itens de papelaria
Blocos, post-its, cadernos e canetas são itens corriqueiros que podem fazer falta na mudança do trabalho presencial para o remoto. Por isso, não se esqueça de incluí-los no kit home-office para funcionários, garantindo que todos tenham acesso ao mesmo material que utilizam em seu dia a dia no escritório.Dessa forma, os colaboradores não precisam pagar do próprio bolso por itens de papelaria que utilizam em horário comercial.
4. Software de videoconferência
Um bom software de videoconferência é uma adição essencial no kit home-office para funcionários. Afinal, não é porque todos estão trabalhando remotamente que as reuniões com equipes, parceiros e clientes precisam ser canceladas.Hoje, há diversos programas que possibilitam a realização de reuniões à distância com ótima qualidade de áudio e vídeo. Entre os mais conhecidos estão o Google Hangouts, Zoom, Skype e Teams.Cada um deles tem os seus diferenciais, mas em geral esses aplicativos possuem modalidades gratuitas, com funções mais básicas; e pagas, que permitem incluir um número maior de pessoas na conversa.Pesquise as alternativas oferecidas no mercado, escolha a mais adequada para as suas necessidades e defina um programa padrão para todas as reuniões remotas da empresa.>> Quer saber mais sobre o que utilizar no home-office? Confira este outro post do blog: Quais são as melhores ferramentas para o trabalho remoto? <<
5. Armazenamento na nuvem
Se o armazenamento de arquivos na nuvem já era uma solução interessante, agora que o trabalho remoto virou regra ele se tornou indispensável.Em sistemas como o Google Drive e o Dropbox, todos os documentos e arquivos do negócio ficam armazenados em um banco dados online, que pode ser acessado por qualquer dispositivo conectado à internet.Dessa forma, os colaboradores consegue organizar e acessar suas tarefas com muito mais praticidade, além de o risco de perder documentos ser muito menor.
6. Criação de documentos online
Outra facilidade dos sistemas na nuvem é a criação e compartilhamento de documentos online. Com essa tecnologia, não é mais necessário repassar planilhas, apresentações e arquivos de texto por e-mail sempre que alguém fizer uma alteração. Basta criar o documento online e incluir uma permissão a todos que precisarem editá-lo.Todos os ajustes são feitos ali mesmo, na plataforma, e salvos automaticamente. Além disso, no histórico é possível controlar todas as alterações feitas pelos colaboradores com acesso ao arquivo, garantindo que nenhuma versão pré-existente daquele arquivo seja perdida.
7. Sistema para escanear documentos
Fora do escritório, os colaboradores dificilmente terão acesso a um scanner para digitalizar documentos físicos. Por isso, é interessante incluir no kit home office para funcionários um aplicativo para escanear documentos, como o CamScanner.Esse tipo de ferramenta permite digitalizar documentos tirando uma foto da versão impressa com a câmera do celular. O aplicativo processa a imagem e faz todas as otimizações necessárias para que a imagem seja apresentada com a melhor qualidade possível.Além disso, também é possível incluir assinaturas e marcas d’água para enviar cópias para outros colaboradores e clientes de forma profissional.
8. Ferramenta de assinaturas digitais
Sem scanner, fica impossível trabalhar com contratos que precisam de assinaturas feitas à mão, certo? Errado. Aplicativos como o DocuSign e o D4Sign chegaram para facilitar esse processo e são adições fundamentais no kit home office para funcionários. Com eles, é possível assinar documentos importantes usando apenas o computador, sem necessidade de impressora, papel e caneta.Agora que você já sabe como montar um kit home office para funcionários, que tal colocar o que aprendeu em prática? Fique atento às necessidades dos colaboradores e garanta que ele tenha tudo o que precisa para desempenhar um bom papel no trabalho remoto. Dessa forma, você conseguirá reduzir os impactos da mudança e manter a produtividade em alta.Gostou? Conte pra gente nos comentários como está sendo a adaptação da sua empresa ao home-office durante a pandemia. Estamos à disposição para tirar qualquer dúvida que você tenha sobre o assunto!
