Calendários de rotinas de RH: aprenda a se organizar durante o ano!

Conhecer as rotinas de RH é o primeiro passo para aprender como montar um calendário da área. Ter esse tipo de processo mapeado, internamente, faz com que os seus especialistas saibam, exatamente, como agir em cada época do ano com antecedência. Algo que evita imprevistos, riscos e até mesmo a sobrecarga de trabalho feito de última hora. Para isso, convém conhecer as principais rotinas, que são:

• registro trabalhista;
• legislação trabalhista;
• folha de pagamento;
• controle de horários por meio da folha de ponto;
• controle de férias;
• impostos, taxas e contribuições;
• demissão e desligamento;
• alinhamento de ações motivacionais.

Você sabia que, com o tempo, as rotinas de RH se modificaram completamente? Afinal de contas, aquelas tarefas mecânicas e repetitivas já não têm mais tanto espaço dentro das empresas.No seu lugar, o setor acumulou responsabilidades múltiplas para garantir conformidade com as leis trabalhistas vigentes, mas uma atenção maior ao bem-estar dos colaboradores também.E para que não falte nenhum ponto de melhoria deixado de fora, preparamos este post sobre as rotinas de RH. Assim, você vai saber como proceder em cada época do ano, a fim de garantir muito mais eficiência para o seu departamento. Confira!

Quais são as principais rotinas de RH?

Com uma mistura pluralizada de responsabilidades, o setor de RH é uma das áreas mais camaleões de qualquer tipo de empresa. Afinal de contas, não se trata, apenas, de burocracia e de ações motivacionais.Hoje em dia, as rotinas de RH se cruzam com índices distintos, que permitem a avaliação da produtividade coletiva, do engajamento de cada equipe e até mesmo dos sentimentos em comum que motivam os pedidos de demissão — e que, por consequência, aumentam o índice de turnover.Por isso, o dia a dia dos seus especialistas tem que ser desenhado e, inclusive, dissecado em atividades rotineiras e aquelas que ocorrem sazonalmente.Para ajudar, abaixo vamos destacá-las justamente dessa maneira, facilitando a elaboração do seu calendário de rotinas de RH!

Atividades rotineiras

• registro trabalhista, uma atividade que ocorre tanto no momento da contratação quanto em necessárias atualizações na Carteira de Trabalho (como as férias, mudanças de salários, demissões etc.);
• legislação trabalhista, que corresponde ao conhecimento especializado dos seus profissionais para avaliar situações novas e/ou crônicas e recorrentes no ambiente de trabalho. Isso garante proteção aos colaboradores e à empresa, também, mantendo-se em conformidade com as leis vigentes;
• folha de pagamento, que corresponde a uma atividade periódica — consistindo, inclusive, no pagamento de benefícios corporativos e outros variantes, como a participação nos lucros e resultados;
• controle de horários por meio da folha de ponto, que é uma etapa determinante para a elaboração da folha de pagamento e também para monitorar a assiduidade dos funcionários;
• controle de férias, que é uma atividade presente nas rotinas de RH, mas pontual de acordo com o desejo de cada colaborador em usufruir desse período de repouso.Atividades pontuais
• impostos, taxas e contribuições, que são as atividades burocráticas, periódicas e exigidas por lei para que a empresa mantenha as suas declarações transparentes e em dia com as exigências dos órgãos reguladores;
• demissão e desligamento, que também faz parte da empresa e ocorre, apenas, diante do término do vínculo empregatício entre a empresa e o funcionário — podendo ser motivado por ambas as partes;
• alinhamento de ações motivacionais — o que também inclui campanhas de engajamento, conscientização, treinamentos e ações externas (como a organização de grupos de caminhada).
• Por meio dessas atividades, você pode montar um calendário de RH focado, exclusivamente, nas suas características. Por exemplo: os dias de pagamento dos colaboradores e disponibilização dos benefícios.

Inclusive, um bom enfoque nessa característica faz parte elementar das rotinas de RH — algo inclusive, que pode trabalhar ativamente a disposição dos colaboradores. Fizemos um post a respeito que explica, detalhadamente, o diferencial de um benefício como o Xerpay para melhorar o clima organizacional.

Como lidar com cada uma das rotinas de RH?

Agora que já destacamos, brevemente, cada uma das principais rotinas de RH, vamos entender como os seus profissionais podem agir e reagir às principais situações vividas dentro desses escopos?

Férias

Além de dispor de uma solução automatizada para o controle de férias, você deve planejar o setor de RH por meio de um mapeamento dessa atividade.Ao escalar o fluxo de maneira organizada e por etapas, cada colaborador vai saber a sua parte, no todo, e realizá-la de assim que o momento chegar. Isso evita erros e imprevistos que podem prejudicar o colaborador, os profissionais de RH ou mesmo a equipe inteira desse profissional.Vale ficar, então, com um passo a passo de como realizar a gestão de férias na empresa:

• avaliação do período de férias desejado pelo colaborador;
• trâmite entre o RH e a gestão para acatar ao pedido, solicitar ajustes ou recusá-lo;
• cálculo de férias, que corresponde à quantia a ser recebida ao longo do período.

Isso facilita, e muito, no momento em que outro funcionário bater à porta, solicitando outro período para desfrutar as suas merecidas férias.

Folha de pagamento

Não existe um modelo único de folha de pagamento, ainda que essa seja uma das principais rotinas de RH — e presente em todo tipo de empresa. No entanto, vale ter em mente algumas informações que são elementares na organização desse modelo, como:

• a quantia do salário bruto (e líquido);
• adicionais, como o valor extra pago aos funcionários que trabalham no turno da noite;
• comissões;
• controle de frequência;
• horas extras;
• benefícios corporativos, como o vale-refeição e o vale-transporte, etre outros;
• adiantamento salarial (caso a empresa trabalhe dessa maneira);
• eventuais contribuições sindicais;
• contribuição previdenciária;
• imposto de renda.

Com isso, fica fácil desenhar um modelo exclusivo para a sua empresa, evitando que dados fundamentais não sejam esquecidos — o que também pode ser facilmente resolvido com um software de gestão de RH que, integrado a outras ferramentas (como um controle de ponto digital), torna o setor imune a equívocos.

Registro e legislação trabalhista

Neste ponto, as rotinas de RH se fragmentam de maneira distinta para cada tipo de empresa (seu porte e ramo de atuação). Afinal de contas, o registro de um colaborador freelancer difere de um em regime CLT.Por isso, alinhe cada aspecto dos registros de seus profissionais com o que diz as Consolidações das Leis Trabalhistas. Com um trabalho pontual, e feito uma vez, apenas, é possível criar o calendário de rotinas de RH sem que algumas informações fique de fora no momento de admissão de um profissional, por exemplo.

Ações motivacionais

Por fim, vale destacar que, nas rotinas de RH, os seus especialistas devem ficar com os olhos atentos às principais métricas de acordo com o objetivo da empresa.Um exemplo: se o enfoque em curto prazo é o aumento da produtividade e/ou engajamento, o RH vai focar no monitoramento de índices que ajudem a compor uma média, para o período, e assim trabalhar com uma projeção de melhoria.Em seguida, o trabalho vai consistir na identificação das melhores estratégias para promover a esperada melhoria. Perceba que isso é algo muito, mas muito flexível e que deve ser trabalhado pontualmente de acordo com a situação vivida, na empresa, e também para antecipar soluções para eventuais problemas.Não à toa, o RH tem se modernizado continuamente para que os seus profissionais consigam atuar, cada vez mais, de maneira estratégica e analítica na empresa. E por isso mencionamos os softwares de gestão que podem automatizar boa parte das rotinas de RH aqui citadas. Algumas delas:

• admissão;
• demissão;
• controle de ponto;
• folha de pagamento;
• controle de férias.

Sem falar na facilidade para elaborar relatórios que permitem a visualização desses índices que vão variar conforme os objetivos e necessidades.E, assim, o seu RH pode se ocupar mais dessas ações motivacionais. Pois não é segredo que os seus ativos mais valiosos são os recursos humanos. E profissionais felizes produzem mais — e melhor.Vale ficar de olho, portanto, não apenas nessas dicas para compor o seu calendário de rotinas de RH, mas também em muitas outras sugestões que temos para melhorar o dia a dia na sua empresa? Quer ver só? Curta a nossa página no Facebook e siga-nos no Instagram e LinkedIn para ficar por dentro de todas as nossas novidades em primeiríssima mão!