Ciclo PDCA no RH: o que é e como aplicar nas atividades do setor

A excelência nos serviços é fundamental para uma empresa se destacar no mercado. Mas como garantir o padrão de qualidade? A chave é contar com processos eficientes e fazer um bom trabalho de gestão de pessoas. Para fazer isso de forma adequada, o melhor caminho é aplicar o ciclo PDCA no RH. Você já ouviu falar dessa metodologia? Por meio de uma estratégia bem planejada, o ciclo PDCA pode aprimorar os processos de qualquer atividade, seja no RH ou em outros departamentos da empresa. Para saber mais, continue acompanhando o artigo!

O que é o PDCA?

O ciclo PDCA, também conhecido como método de gestão qualidade, é usado por empresas de todos os segmentos. A sigla é baseada nas quatro etapas básicas que compõem a estratégia:

• Planejar (Plan);
• Executar (Do);
• Checar (Check);
• Agir (Act).

A metodologia também é conhecida como Ciclo de Deming ou Ciclo de Shewhart, nomes que atribuem o crédito aos seus idealizadores.

O modelo foi criado em 1920 pelo engenheiro Walter Shewhart, mas só fez sucesso nos anos 1950, graças ao professor americano William Deming. Ele se inspirou no trabalho de Shewhart ao desenvolver sua teoria da administração, aperfeiçoando e popularizando os estudos do seu antecessor.O ciclo PDCA é tido como um processo mundialmente reconhecido de melhoria contínua em processos organizacionais.

Seu principal foco é aumentar a agilidade dos processos que envolvem a gestão, tornando-os mais objetivos, claros e eficazes.Ao final da última etapa, o ciclo é reiniciado para identificar oportunidades de evolução e manter o negócio sempre em busca de inovação e agilidade.

Como funciona o ciclo PDCA?

As quatro fases do ciclo PDCA são interligadas e funcionam como um ciclo. Conhecer os detalhes de cada etapa é essencial para que o gestor possa aprimorar os processos da equipe e corrigir possíveis falhas. Aprenda a seguir como atuar em cada pilar do ciclo.

Planejar (Plan)

O planejamento no ciclo PDCA começa quando os gestores reconhecem um ou mais problemas que podem comprometer o sucesso do time ou do negócio. Uma vez identificados as as melhorias necessárias, é preciso definir as metas para que as melhorias sejam alcançadas pela empresa. Em geral, pode-se resumir essa etapa em cinco fases:

1. Reconheça os problemas: faça uma análise de cenário e identifique situações que podem ser revistas para alavancar os resultados da equipe;
2. Discuta soluções: reúna líderes e pessoas-chave da equipe para fazer um brainstorm de possíveis soluções para o problema encontrado;
3. Defina a melhor solução: entre as ideias discutidas, avalie os prós e contras para definir a medida ideal para implementação;
4. Elabore um plano de ação: com a medida escolhida, faça um plano de ação para colocá-la em prática.
5. Defina métricas: escolha quais serão os indicadores utilizados para avaliar resultados e dar andamento às fases seguintes.

Todos esses passos são fundamentais para um criar um plano eficiente e produtivo. Por isso, procure não pular etapas e faça todo o possível para que a estratégia seja bem desenhada.

Executar (Do)

Essa é a hora de colocar o planejamento do ciclo PDCA em prática. Ao longo do processo, a equipe deve manter uma comunicação clara e assertiva para garantir que todos saibam o que precisa ser feito. Conte também com um cronograma para ajudar o time a manter o foco e atingir os objetivos dentro do prazo. A execução é considerada a etapa mais importante do ciclo.

É nela que são coletados os dados para futura verificação dos resultados do processo. Se a equipe estiver motivada e engajada, o sucesso é garantido.

Checar (Check)

Os dados coletados na etapa de execução do ciclo PDCA são analisados durante a checagem. Esta fase é importantíssima para medir os resultados do que está sendo feito. Compare o planejamento e a execução dia a dia. Caso os resultados estejam aquém do esperado, corrija a rota imediatamente.

Também use essa fase para documentar os aprendizados da equipe e compartilhar o andamento do trabalho com todos os envolvidos.

Agir (Act)

Esta etapa consiste no encerramento do ciclo PDCA e no início de um novo processo. Após a checagem dos resultados, é possível verificar se o planejamento cumpriu ou não o seu objetivo.Se a meta foi 100% cumprida, basta finalizar o caso e estudar qual outra atividade precisa ser aprimorada. Porém, se os padrões forem altos, é difícil acertar de primeira. Nesse caso, a empresa deve avaliar onde acertou, onde errou e começar a traçar um novo planejamento para evoluir ainda mais.Todo caminho tem desvios em relação ao objetivo inicial.

O principal objetivo dessa fase final é identificar esses desvios e retomar o foco estabelecido no começo do ciclo.

Como aplicar o ciclo PDCA no RH

A utilização do ciclo PDCA no RH pode se dar de diversas formas. O método pode ser aplicado em vários processos ligados à gestão de pessoas, como treinamentos, controle do turnover e pesquisa de satisfação dos colaboradores, entre outros. O segredo é identificar quais processos do departamento precisam ser aprimorados para então aplicar as etapas do ciclo PDCA no RH.

Por exemplo: se a meta é otimizar os planos de treinamentos, será preciso identificar as necessidades de melhorias de cada setor e definir como implementá-as. Outro objetivo comum do ciclo PDCA no RH é evitar a perda de talentos.

É comum que empresas que não investem na valorização do capital humano percam talentos para os concorrentes. Esse gargalo afeta toda a produção do negócio, pois é preciso constantemente contratar e capacitar novos funcionários. Além disso, a alta rotatividade impacta negativamente na marca empregadora da empresa, o que dificulta a atração de bons profissionais e, consequentemente, a conquista de bons resultados.Neste caso, o ciclo PDCA no RH pode ser usado para criar um programa de incentivo e valorização de carreira para mudar a cultura da empresa e evitar esse tipo de perda. Como vimos ao longo do post, essa metodologia oferece à empresa a chance de melhoria contínua, além de ser de grande importância para que o negócio alcance suas metas.

E quando a organização aplica o ciclo PDCA no RH, os resultados são ainda melhores, já que é possível extrair ainda mais valor dos funcionários, identificar habilidades e desenvolver talentos.

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