Como emitir DANFE: passo a passo em 5 etapas! [GUIA]]

Quem atua com serviços on-line precisa estar por dentro de tudo o que envolve a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), que é fundamental para comprovar as vendas feitas pela empresa. Nesse sentido, um dos principais pontos de atenção é saber como emitir DANFE, documento impresso muito importante para viabilizar a circulação de mercadorias.Pensando nisso, explicamos neste artigo o que é o DANFE o como você pode emiti-lo pela internet. Se interessou? Confira tudo a seguir!

O que é DANFE?

O DANFE, ou Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, é uma representação impressa e simplificada da Nota Fiscal Eletrônica, que só existe no meio digital.Ela não substitui o documento virtual, apenas oferece mais uma opção de acesso aos principais dados das vendas realizadas pela empresa.A principal função do DANFE é viabilizar a circulação e a entrega de mercadorias, já que os veículos de transporte não podem rodar sem o demonstrativo, sob pena de multas e punições.O documento impresso também é utilizado para recolher a assinatura do destinatário no ato da entrega do produto, cumprindo o papel de comprovante da operação.Além disso, por mais que a NF-e seja segura e eficiente, em muitas situações o cliente pode precisar de uma representação física do documento.O DANFE atende a essa necessidade perfeitamente, pois contém todas as informações básicas da transação comercial realizada.Leia também: Tipos de notas fiscais: 6 modelos, suas diferenças e aplicações

O que deve constar no DANFE?

Antes de aprender como emitir DANFE é preciso conhecer as informações obrigatórias que devem constar no documento.

Elementos obrigatórios

O comprovante impresso deve apresentar a chave de acesso da NF-e, que permite a visualização da versão completa da nota fiscal com uma simples consulta na internet.Além disso, é essencial que ele tenha um código de barras para facilitar a leitura da chave.Também é obrigatório que o DANFE traga dados como:

• data e horário de saída da mercadoria;
• placa do veículo responsável pela entrega;
• dados da transportadora;
• natureza da operação;
• descrição das mercadorias.

Caso o DANFE precise ter mais de uma página, todas elas devem conter as seguintes informações:

• dados do emitente (razão social, CNPJ e Inscrição Estadual);
• a frase DANFE - Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica
• o número e a série da NF-e;
• tipo de operação;
• total de páginas;
• chave de acesso;
• código de barras.

Elementos adicionais

O DANFE também pode conter outras informações que o emissor da mercadoria julgar importantes. Porém, esses dados devem se limitar a 50% do verso do documento.Outros elementos gráficos, como o logo do emissor, podem ser incluídos, desde que não prejudiquem a leitura da chave de acesso e do código de barras.

Como emitir DANFE passo a passo?

Agora que você já sabe o que é DANFE e quais são seus elementos principais é hora de dominar o passo a passo de como emitir DANFE da maneira correta:

1. garanta os requisitos básicos;
2. escolha um bom software gerador de DANFE;
3. preencha os campos obrigatórios e não obrigatórios;
4. respeite o layout padrão;
5. emita a NF-e;
6. imprima o DANFE.

A seguir, conheça mais detalhes sobre o passo a passo de como emitir DANFE.

1. Garanta os requisitos básicos

O DANFE deve ser gerado com o mesmo sistema emissor de nota fiscal eletrônica.Essa prática é recomendada pelo Ministério da Fazenda para eliminar os riscos de divergência de dados entre a versão digital e a impressa.Basta configurar o seu sistema gerador de NF-e para que ele também gere o DANFE. Para isso, você precisará de:

• certificado digital A1 ou A3;
• computador conectado à internet;
• de um software de gestão apropriado para emitir a Nota Fiscal Eletrônica.

2. Escolha um bom software

A escolha do software para emissão da NF-e e do DANFE deve ser feita com muito cuidado. É essencial observar todos os benefícios que o sistema trará para a empresa, já que ele também será usado para gerar mais documentos e fazer toda a gestão tributária, fiscal e financeira da organização.>> Para saber mais sobre o esse software, confira este outro post do blog:Como funciona o emissor de Nota Fiscal Eletrônica?<<

3. Preencha os campos obrigatórios e não obrigatórios

O preenchimento adequado dos dados da NF-e é indispensável para que o DANFE seja gerado corretamente. Relembre as informações obrigatórias que devem constar no documento antes de imprimi-lo:

• número da NF-e;
• chave de acesso e código de barras;
• dados do emitente;
• dados do destinatário;
• pesos líquido e bruto da mercadoria;
• valores dos impostos;
• valores das mercadorias;
• placa do veículo de transporte;
• dados da transportadora;
• denominação DANFE;

Há, ainda, um campo de observações, para dados necessários que não possuem uma área específica no formulário. Caso haja alguma informação que você queira incluir, basta descrevê-la de forma curta e objetiva.

4. Respeite o layout padrão

O DANFE deve respeitar um layout padrão, com diretrizes disponíveis no Manual de Integração - Contribuinte, no portal da Nota Fiscal Eletrônica.Confira as regras e garanta que o documento seja gerado de maneira adequada.

5. Emita a NF-e

Após preencher o formulário, confira os dados e envie a NF-e para a Receita Federal. O documento vai gerar uma chave de acesso com 44 dígitos, que servirá para comprovar a validade do documento junto à fiscalização.Para ficar ainda mais fácil cumprir essa etapa do passo a passo de como emitir DANFE e NF-e, acompanhe o vídeo abaixo:

6. Imprima o DANFE

Após esses passos o DANFE poderá ser impresso e anexado à mercadoria, liberando seu envio ao destinatário.Fique tranquilo porque é bastante comum que as pessoas tenham dúvidas sobre como emitir DANFE e sobre outras questões legais envolvendo o processo de compra e venda. Para solucionar outras questões indicamos o artigo; "6 principais dúvidas fiscais do mercado".

O DANFE precisa ser guardado?

Segundo a legislação tributária, notas fiscais de produtos e serviços devem ser guardados por cinco anos.No caso da NF-e essa obrigatoriedade vale apenas para o documento eletrônico não se estendendo à versão impressa.Por lei, o emitente da NF-e deve encaminhar ao cliente o arquivo do comprovante digital ou o link para download, além do respectivo protocolo de autorização.Agora que você já sabe como emitir DANFE, é hora de colocar o que aprendeu em prática. Jamais ignore a importância desse documento, que pode evitar problemas em caso de fiscalização durante a circulação das mercadorias.Com ele, a sua empresa, o seu produto e o seu cliente ficam 100% seguros de uma transação correta e transparente!

Softwares de gestão empresarial

Além da gestão de nota fiscal eletrônica faz parte de um conjunto de práticas gerenciais que devem ser adotadas por uma equipe.Conheça também a utilidade de um software de RH para fazer uma gestão de pessoas mais eficiente.Conheça a plataforma de Recursos Humanos da Xerpa e como ela pode ajudar sua empresa a otimizar as funções do departamento de RH. Com a Xerpa sua empresa terá acesso a benefícios como:

• reduzir o tempo nos seus processos de admissão de desligamento de funcionários;
• ter um processo mais claro e seguro;
• evitar penalizações, multas ou qualquer risco relacionado à questões legais e gestão de informação da empresa.

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