O que a sua empresa precisa saber sobre controle de ponto eletrônico?

Qual controle de ponto você utiliza na sua empresa?Esse é um jeito estranho de começar o texto, mas fazemos essa pergunta pois nem sempre as empresas utilizam as melhores ferramentas de controle de jornada do mercado. Mas isso está prestes a mudar. Neste texto vamos explicar tudo sobre a forma mais moderna de controlar o ponto: o sistema de ponto eletrônico.Para isso, vamos entender qual é a real necessidade de se controlar o ponto, como sua empresa pode se beneficiar dessa prática e, claro, o que você precisa saber para adotar o controle de ponto eletrônico de uma vez por todas. Vamos começar!

Por que controlar o ponto?

Essa é a dúvida principal de muitas empresas. Algumas delas, especialmente as de pequeno e médio porte, pensam que o controle de ponto é algo muito caro e que por isso não vale a pena investir. Isso acontece porque elas não compreendem o porquê de se fazer o controle de ponto dos seus funcionários.Existem diversos argumentos para convencer alguém a adotar um controle de ponto, mas a pergunta deveria ser: porque não controlar o ponto?O controle de ponto é algo que traz transparência na relação de trabalho com os colaboradores, ele deixa todas as informações da jornada organizadas e além disso evita que a empresa seja alvo de reclamações trabalhistas por conta dos horários. Então se é algo vantajoso para a empresa, porque não começar a controlar o ponto? Viu só, não existem motivos para não controlar o ponto. Agora, existem vários motivos para você não deixar de fazê-lo e, um dos mais importantes são as exigências da legislação. Vamos entender mais sobre isso.

É obrigatório controlar o ponto dos funcionários?

Você sabia que desde que foi decretada a Consolidação das Leis do Trabalho, ela já possuía regras para o controle de ponto? O artigo 74, em seu parágrafo 2°, institui as regras para o controle de jornada dos colaboradores. No texto original, aquele de 1943, tornava obrigatório a marcação de ponto dos funcionários para estabelecimentos que possuíam mais de 10 colaboradores em seu quadro. E esse registro poderia ser feito em meios mecânicos ou não. Entretanto, em 1989, esse artigo sofreu uma modificação que especificava quais formas de controle a empresa poderia utilizar, sendo eles: registro manual, mecânico ou eletrônico. Essa simples alteração trouxe diversas possibilidades em controlar o ponto dos colaboradores, além dos mais simples manual e mecânico, a empresa contava com os relógios eletrônicos. Desde então, a obrigatoriedade do controle de ponto permanecia para apenas aqueles estabelecimentos com mais de 10 colaboradores. Entretanto este ano, com a Medida Provisória 801, o artigo sofreu outra modificação. Você já sabe qual é? Vamos ver. A MP da Liberdade Econômica foi aprovada em setembro deste ano, e se tornou a lei n° 13.874/19. Com ela, a obrigatoriedade de ponto passou a valer para estabelecimentos com mais de 20 funcionários. Desta forma, a partir deste ano estabelecimentos que tenham mais de 20 funcionários são obrigados a controlar o ponto dos colaboradores. Além disso, a lei da liberdade econômica trouxe a possibilidade do ponto por exceção nas empresas. Você não sabe como ele funciona? Não se preocupe, vamos ver de uma forma bem simples.

O que é ponto por exceção?

O ponto por exceção é uma modalidade que controla o ponto apenas quando houver variações de horário, ou seja, quando os colaboradores não fizerem a sua jornada regular de trabalho. Ou seja, toda vez que o colaborador fizer algo fora da sua jornada padrão como horas extras, atrasos, declarações de horas ou até mesmo faltas. Para isso acontecer, de acordo com o parágrafo 4° do artigo 74, a empresa precisa firmar um acordo, seja ele de forma individual por escrito, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho. É importante que a empresa realize esse acordo para não cometer nenhuma infração trabalhista. Agora que você sabe isso, deve estar pensando: “se eu posso fazer esse acordo, porque controlar o ponto então?”. Essa é uma dúvida válida, vamos discutir melhor.

Quais as vantagens do controle de ponto eletrônico?

Como vimos mais acima, o intuito real do controle de ponto não é apenas para se proteger de ações trabalhistas, isso também, mas o que um controle de ponto eletrônico pode fazer pela sua empresa vai além de protegê-la juridicamente. Ele tem um impacto direto na sua cultura organizacional, na forma em que a organização lida com o seu capital humano. Justamente por isso, a maior vantagem do controle de ponto eletrônico é a sua segurança e a sua transparência. Com ele, o colaborador sabe que ao registrar o seu ponto não existe como fraudar os horários, e terá certeza que todas as informações da sua jornada estão sendo captadas. Mas não é somente isso, o ponto eletrônico ainda traz a organização para sua empresa. Utilizando ele, problemas como pagamento de horas extras ou desconto por falta vão acabar, já que o sistema registrará tudo para você. Essas informações são super importantes para a folha de pagamento mensal, mas ainda assim, as empresas cometem erros de cálculo por conta da má administração da jornada. Não à toa, horas extras está sempre presente no ranking de assuntos mais recorrentes do Tribunal Superior do Trabalho. A jornada do colaborador é algo que traz muita divergência, então a melhor forma de haver proteção para ambos os lados da relação trabalhista é tendo um sistema seguro. Mas, como escolher um sistema seguro? A gente te mostra!

Como escolher o controle de ponto ideal?

Você sabia que existe uma regulamentação apenas para o controle de ponto eletrônico?Quando a CLT permitiu adotar equipamentos eletrônicos para o controle da jornada dos colaboradores, era necessário que existissem regras para esse tipo de controle.Por isso, o extinto Ministério do Trabalho e Emprego criou em 2009 a portaria 1510. Ela regulamenta o uso do Registrador Eletrônico de Ponto (REP), e entre as regras desta portaria, está a necessidade de que junto com o REP a empresa tenha um Sistema de Registro Eletrônico de Ponto (SREP), para poder extrair as informações do relógio. Também é importante que o relógio de ponto faça a marcação sem necessitar de outro equipamento, que tenha um relógio sempre em tempo real e faça a impressão de um comprovante toda vez que o colaborador registrar o seu ponto. Esse é um tipo de controle de ponto eletrônico, agora vamos explicar sobre o controle de ponto eletrônico alternativo, que foi regulamentado com a portaria 373.A portaria 373 surgiu em 2011 com o intuito de regular os sistemas de registro de ponto alternativos. Ela complementa a portaria 1510 e admite que as empresas possam fazer o controle de jornada por meios alternativos como por aplicativos ou computadores.Com ela, extingue-se a necessidade de se ter um relógio na parede da empresa, e fica muito mais fácil fazer o controle de ponto.

Mas afinal, como escolher o sistema?

Vimos como funcionam as diferentes formas de controle de ponto eletrônico, mas entre os dois, o modelo alternativo ainda é o mais moderno que existe no mercado, ele permite que sua empresa possa realizar a marcação em nuvem. Ou seja, a partir do momento em que o colaborador registrar o ponto através de um celular por exemplo, esse ponto automaticamente é adicionado na folha de ponto sem a necessidade de nenhum sistema auxiliar. E o melhor, a empresa pode fazer a conferência das informações do ponto na hora, através do portal. Um sistema como o da PontoTel, torna possível ver as marcações de ponto direto do celular, e o gestor pode ter um rápido resumo das informações diárias como quais colaboradores estão atrasados, quais faltaram, quantas horas extras tem acumuladas e muito mais!Então respondendo a pergunta inicial, você deve escolher o controle de ponto pela sua praticidade, e qual é o mais adequado para as necessidades da sua empresa.

Conclusão

Agora sim, você está atualizado sobre todas as mudanças na legislação do controle de ponto, quais são as formas de controlar a jornada dos colaboradores e qual é o controle de ponto eletrônico ideal para você. Você agora sabe tudo sobre o controle de ponto e pode implantá-lo na sua empresa sem medo, então não perca mais tempo!*Esse conteúdo foi produzido pela PontoTel.