Aprenda como criar um departamento de RH sem papel

Flexibilidade e mobilidade são termos muito frequentes, no vocabulário da Era Digital. Por isso, ao investir em um departamento de RH sem papel, sua empresa pode ter, à sua disposição, os elementos necessários para gastar menos com recursos e obter mais agilidade no dia a dia por meio do auxílio de soluções digitais.Se houvesse um prêmio para o departamento da empresa que utilizasse mais papel, provavelmente, seria o de Recursos Humanos. Mas, não generalizemos: esse não é o único motivo pelo qual você deveria considerar a implementação de um departamento de RH sem papel.É claro, todos os formulários, manuais, materiais de integração, memorandos e listas de verificação de contratação podem obstruir impressoras suficientes para que você queira se aposentar mais cedo. Só que a organização, produtividade e flexibilidade do setor também são impactadas positivamente com a mudança.Que tal, então, deixar de fazer com que o uso do papel engula todo o orçamento do setor, e descobrir quais são os principais benefícios de investir em um departamento de RH sem papel? Basta seguir com a leitura deste post!

Como fazer um departamento de RH sem papel

Tudo tem início com o mapeamento de todo o setor. Isso ajuda a diagnosticar quais processos, de todo o fluxo, mais exigem o uso de papel.E tenha a certeza que um dos aspectos mais relevantes e em comum entre as empresas vai ser aquele que demanda a assinatura de uma ou mais pessoas.Por isso, considere o uso de assinaturas digitais. Isso porque, ao pedir assinaturas físicas, nos dias de hoje, você está consumindo o tempo de muitas pessoas ao mesmo tempo — seja com o deslocamento de documentos ou a necessidade de ter os profissionais presencialmente nos locais para a assinatura.Ou seja: é arriscado e, francamente, mais do que um pouco inconveniente para a pessoa que está sendo solicitada para imprimir algo, assiná-lo e enviá-lo de volta.É por isso que as assinaturas eletrônicas são o caminho do futuro — elas não apenas economizam muito tempo e dinheiro, mas também são mais seguras.Quer mais dicas para tornar o departamento de RH sem papel? Pois temos uma série delas!>> A Xerpa oferece assinaturas digitais desde o processo de admissão! Clique aqui e converse com um dos nossos consultores para obter mais informações.

Conscientize os funcionários sobre como tornar-se mais sustentável

Este deve ser um dos primeiros passos para qualquer departamento ou escritório que queira fazer a transição para um ambiente com menos papel no seu dia a dia.Uma vez que o RH é um departamento que ajuda a influenciar e tomar decisões, é compreensível que comece por esse setor o processo inicial de sustentabilidade na empresa.Em seguida, distribua memorandos (digitais, preferencialmente) que expliquem os motivos pelos quais a empresa vai investir na ideia, bem como os benefícios dessa nova prática.Vale, ainda, destacar o que vai ser feito em curto, médio e longo prazo, e como isso será realizado. Da mesma maneira que convém deixar uma ou mais pessoas responsáveis pela transição.Isso ajuda a sanar qualquer tipo de dúvida que os seus colaboradores tenham a respeito do departamento de RH sem papel — e das outras áreas — e podem supervisionar o engajamento das equipes.Quer mais uma dica? Providencie algumas recompensas para as áreas mais produtivas em consumir menos papel. Uma competição sadia costuma ser uma boa oportunidade de ter mais motivação e engajamento.

Substitua formulários de papel por outros digitais

Faça um cálculo — pode ser bem rudimentar, na ponta do lápis mesmo — e assuste-se com o quanto a sua empresa investe em papel para impressões.Perceba, também, o quanto isso pode ser convertido em novos investimentos para melhorar outros processos e benefícios para os colaboradores, posteriormente.É a boa e velha equação de converter prejuízos em novos investimentos. Apenas pontos positivos para a empresa e os seus colaboradores, portanto.Caso você não saiba por onde começar essa mudança de formulários físicos para as suas respectivas versões digitais, aqui vão algumas dicas:

• formulários de avaliação;
• formulários de feedback;
• formulários de inscrição;
• formulários de solicitação de férias ou algum tipo de reembolso;
• formulários de acordos.

Com os formulários on-line, você também verá tempos de resposta mais rápidos, com os dados de envio armazenados na nuvem, o que facilita a organização do seu departamento.

Abrace o armazenamento em nuvem

Finalizamos o tópico acima falando sobre organização para explorar os benefícios do armazenamento em nuvem — um dos grandes diferenciais do departamento de RH sem papel.Afinal, softwares de gestão permitem que você acumule uma quantidade massiva de documentos digitais sem que, com isso, a sua infraestrutura seja impactada — o que ajuda na organização do escritório, por exemplo, bem como na procura desses materiais arquivados.Qualquer software de gestão conta com uma solução de armazenamento em nuvem, o que costuma, inclusive, permitir contabilidade com qualquer tipo de arquivo, praticamente.Isso ajuda a tornar a transição bastante indolor. Além disso, eles são altamente seguros e não correm o risco de um funcionário não autorizado vasculhar arquivos quando não houver mais ninguém por perto.Podemos usar como exemplo o software de controle de ponto da PontoTel, esta solução permite que os colaboradores registrem o seu ponto através de aplicativo, computador ou telefone fixo e os supervisores podem fazer toda a gestão online e em tempo real, através do sistema.Se tudo isso parece simples, é verdade. Mas, a verdade, é que é mesmo simples. Ter um departamento de RH sem papel não requer conhecimentos altamente especializados, apenas uma boa solução à mão.Dessa maneira, é tão fundamental quanto conveniente dar esse passo inicial, que deve economizar horas e milhares de reais para a sua empresa simplesmente ao investir em um departamento de RH sem papel!O que falta, então, para a sua organização dar esse passo importantíssimo para aprimorar o seu crescimento? Entre em contato conosco e saiba quais os benefícios que a Xerpa pode te oferecer!