Ficha de registro de empregado: qual é a sua importância e como fazer

Toda empresa tem uma série de procedimentos para fazer ao longo do processo de admissão. Cada etapa é extremamente importante para seguir à risca todas as obrigatoriedades da lei da CLT perante a formalização da contratação.

Dentro desse processo está o cadastro na ficha de registro de empregado, previsto no artigo 41 da lei da CLT. É através desse registro que a empresa pode propiciar, não só a ela, mas também ao empregado, uma segurança diante das obrigações trabalhistas.

Por isso, é obrigatório que a ficha de registro de empregado precisa sempre estar atualizada e respeitando sempre uma numeração sequencial.

Sem contar que com a ficha de registro de empregado a empresa tem em mãos todas as informações profissionais e pessoais do colaborador. Oferecendo assim uma visão da empresa sobre o histórico anterior do profissional.

Mas quais são os dados obrigatórios da ficha de registro de empregado e como formalizar a admissão através desse documento? Abaixo explicamos tudo sobre o tema!

O que a lei diz sobre a ficha de registro de empregado

A ficha de registro de empregado é uma obrigatoriedade da lei da CLT prevista no artigo 41. Essa formalização pode ser feita através de: livros, fichas ou sistema eletrônico.

Art. 41 - Em todas as atividades será obrigatório para o empregador o registro dos respectivos trabalhadores, podendo ser adotados livros, fichas ou sistema eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho. (Redação dada pela Lei nº 7.855, de 24.10.1989).

A autenticidade das informações e documentos repassados pelo empregado é de total responsabilidade do empregador ou representante legal. Além disso, é possível que a empresa adote um sistema centralizado e único.

Mas para que isso aconteça é necessário que os colaboradores possuam um cartão de identificação.

Esse documento que deve conter o nome completo do profissional, horário de trabalho, cargo/função e número de inscrição no PIS/PASEP.

Caso a empresa possua outras filiais, a ficha de registro de empregado precisa sempre estar no estabelecimento, à disposição de uma possível fiscalização do trabalho.

Dados da ficha de registro de empregado

Independente do modelo de ficha de registro de empregado, algumas informações são obrigatórias. O parágrafo único do artigo 41 da lei da CLT faz menção aos dados necessários que precisam conter na ficha.

Art. 41 Parágrafo único - Além da qualificação civil ou profissional de cada trabalhador, deverão ser anotados todos os dados relativos à sua admissão no emprego, duração e efetividade do trabalho, a férias, acidentes e demais circunstâncias que interessem à proteção do trabalhador. (Redação dada pela Lei nº 7.855, de 24.10.1989).

Abaixo você confere a lista de dados completa, conforme previsto no art. 1º da Portaria nº 3.626/91:

• identificação do empregado, conforme número e série da CTPS ou Número de Inscrição do Trabalhador;
• data de admissão e demissão;
• cargo ou função;
• remuneração e forma de pagamento;
• local e horário de trabalho;
• concessão de férias;
• identificação da conta PIS/PASEP;
• acidente do trabalho e doença profissional, quando tiverem ocorrido.

Cada uma dessas informações é obrigatória na ficha de registro do empregado quando ele é admitido na empresa.

Portanto, é essencial que a empresa e o setor responsável estejam atentos a cada detalhe para cumprir com todas as regras trabalhistas e evitar problemas com a justiça.

Atualizando a ficha de registro de empregado

Em algumas situações a ficha de registro de empregado precisa ser devidamente atualizada para resguardar a empresa em casos de processos trabalhistas e fiscalização. Confira em quais momentos o RH deve atualizar o documento.

Concessão de férias

A concessão de férias necessariamente precisa ser anotada na ficha de registro de empregados. Essa informação serve como comprovação de que esse período obrigatório realmente foi concedido ao colaborador.

Ou seja, toda vez que houver esse período de ferias a ficha de registro do empregado precisa ser atualizada. Essa obrigatoriedade está prevista no artigo 135 da CLT nos incisos § 1º e § 2º.

§ 1º - O empregado não poderá entrar no gozo das férias sem que apresente ao empregador sua Carteira de Trabalho e Previdência Social, para que nela seja anotada a respectiva concessão

§ 2º - A concessão das férias será, igualmente, anotada no livro ou nas fichas de registro dos empregados.

Alteração de função

Se o colaborador mudou de função na empresa, seja por meio de uma promoção ou mudança de cargo, a ficha de registro de empregado precisa ser atualizada.

Pois assim, formaliza-se a mudança e fica comprovado que o profissional está exercendo o cargo descrito pela empresa e apresentado perante as normas legais de contratação.

Com essa atualização a empresa está cumprindo com as leis trabalhistas e se precavendo caso haja alguma fiscalização. Aliás, a mudança de cargo normalmente vem seguida de uma alteração salarial, que também precisa ser descrita na ficha de registro de empregado.

Contribuição sindical

A contribuição sindical, após a reforma trabalhista, não é mais obrigatória.

Todo empregado precisa agora autorizar que a empresa faça esse desconto do seu salário. Caso esse valor seja autorizado, ele precisa constar na ficha de registro de empregado.

Dados como o ano vigente, nome do sindicato e valor a ser recolhido são obrigatórios. Em cada mudança de valor, ou seja, qualquer reajuste que seja feito nesse desconto, além do colaborador ser comunicado, é necessário uma atualização do registro de empregado.

Acidente de trabalho

Qualquer lesão corporal ou das funções do empregado em exercício do seu cargo é considerado como acidente de trabalho.

Acidentes que causem incapacidade parcial ou total para a execução do trabalho precisa ser descrita na ficha de registro do empregado.

Como são passíveis de auxílio-acidente, doença, aposentadoria por invalidez e até mesmo reabilitação, tudo precisa estar descrito na ficha de registro de empregado. Data, local, causa, data da alta e até o resultado precisam estar descritos no preenchimento da ficha.

Informações importantes na ficha de cadastro de empregado

Mesmo levando em consideração pontos críticos na atualização, como os citados anteriormente, alguns mais simples também podem gerar problemas. Confira alguns deles:

• Nome: qualquer alteração relacionada ao nome, seja por adição de sobrenome do cônjuge ou decisão judicial precisa ser atualizada;
• Data de nascimento: um erro nessa informação pode impedir que o colaborador saque seu FGTS ou até mesmo entre com o pedido de algum benefício previdenciário.
• Endereço: A Caixa envia para o endereço cadastro as correspondências referente ao saldo do FGTS. Portanto, é fundamental que o endereço esteja atualizado na ficha de registro de empregado;
• Data de admissão: Qualquer erro na anotação desse dado pode ocasionar processos trabalhistas, já que os cálculos rescisórios serão incorretos, assim como o valor do FGTS;
• Número do PIS: é importante estar atento para esse dado esteja correto, para que não seja considerado inexistente o vínculo trabalhista;

Sistema informatizado de ficha de registro de empregado

O sistema informatizado, como citamos anteriormente, é uma das opções viáveis para a formalização do processo de admissão.

Entretanto existem algumas regras previstas em lei, na Port. MTE 41/07 – TRT, artigo 4.

4º O empregador poderá efetuar o registro de empregados em sistema informatizado que garanta a segurança, inviolabilidade, manutenção e conservação das informações e que:

I - mantenha registro individual em relação a cada empregado;

II - mantenha registro original, individualizado por empregado, acrescentando-lhe as retificações ou averbações, quando for o caso; e

III - assegure, a qualquer tempo, o acesso da fiscalização trabalhista às informações, por meio de tela, impressão de relatório e meio magnético.

Quando a empresa quer passar da ficha para o sistema informatizado recomenda-se criar um termo de encerramento do livro de registro.

Em relação às informações a serem repassadas para o novo modelo, é fundamental que todos os dados dos funcionários ainda em atividade sejam transcritos e repassados.

Mesmo se o colaborador esteja com o contrato suspenso, aposentado por invalidez ou esteja recebendo algum benefício previdenciário.

Assim se mantém a organização dos dados da ficha de registro de empregado, mesmo que de forma informatizada, seguindo a ordem de admissão, de maneira cronológica.

Se por acaso algum colaborador não faz parte da empresa, as informações não precisam ser transcritas para o novo sistema.

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A importância da ficha de registro de empregado

A ficha de registro de empregado é um documento importantíssimo para a empresa se resguardar em relação às normas trabalhistas.

Por ser uma obrigatoriedade da lei da CLT é fundamental que a elaboração seja feita corretamente.

Qualquer erro de anotação pode gerar prejuízos para a empresa e para o colaborador. Tanto em questões de multas, devido a um dado errado percebido pela fiscalização, como impactando no acesso do empregado a alguns benefícios previdenciários, por exemplo.

Sendo assim, por mais que o processo seja extremamente burocrático, a ficha de registro de empregado é parte inseparável do processo de admissão.

Independente da forma de registro, ela precisa estar devidamente atualizada e disponível para qualquer inspeção.

E você como organiza sua ficha de registro de empregado na sua empresa? Conte para nós deixando um comentário no artigo!