Organização no trabalho é uma tarefa que tem como objetivo aumentar a produtividade e o rendimento da equipe diante das inúmeras demandas diárias.Produtividade é a palavra-chave que gestores e profissionais de RH desejam para a rotina de suas equipes. Porém, antes de ser produtivo e executar as tarefas com sucesso, a organização no trabalho é um fator fundamental.RH e gestores possuem uma grande influência sobre seus colaboradores para que eles não se percam e fiquem cada vez menos produtivos e sem o engajamento necessário. Quando eles assumem o compromisso de definir prioridades, estipular prazos de entrega e acompanham de perto a execução das tarefas, a equipe tem um rumo de trabalho.Após finalizar a leitura, recomendamos que você baixe esse eBook gratuito. Nele você irá aprender a criar um planejamento de RH de sucesso! Responda o formulário e receba agora mesmo:Conheça seis passos para manter a organização no trabalho e consequentemente elevar a produtividade para aumentar o desempenho dos profissionais da sua equipe.
As vantagens da organização no trabalho
Se organização é tudo, como diz o ditado, quais as vantagens que ela pode trazer? Abaixo destacamos alguns dos inúmeros benefícios que uma empresa pode ter ao manter a organização no trabalho:
- Potencializa a produtividade;
- Otimiza as rotinas;
- Oferece maior controle na gestão do tempo;
- Preserva documentações importantes de possíveis perdas;
- Minimiza o estresse do ambiente de trabalho;
- Aumenta o engajamento e a motivação da equipe;
- Oferece maiores possibilidade de resultado.
Viu como existem muitas vantagens? Agora, dá para entender como a organização no trabalho influencia o dia a dia dos profissionais e na empresa como um todo. Confira, a seguir, as principais dicas para adquirir e manter a organização no trabalho.
Dicas para a organização no trabalho
Com tantas demandas, se desorganizar diante das atividades do dia a dia é mais fácil do que se imagina. Entretanto, se você consegue manter uma organização no trabalho, usando estratégias específicas no seu dia, tende a proporcionar maior produtividade e eficácia no trabalho. Confira algumas dicas para que a sua organização no trabalho esteja em dia:
- Controle sua rotina;
- Faça uma tarefa de cada vez;
- Escolha o melhor método de organização para você;
- Evite distrações;
- Organize seu local de trabalho;
- Crie uma rotina para responder e-mails.
1. Controle sua rotina
Definir e anotar as prioridades do dia pode ser o primeiro passo para a organização no trabalho. É essencial que você saiba o que precisa fazer e quanto tempo precisa para executar cada uma das tarefas.Transforme a agenda de tarefas como uma rotina obrigatória. Não importa se você vai utilizar uma agenda online ou ter uma física, o grande segredo é ter o registro de todas as atividades para que você não se perca.Uma pesquisa feita da varejista OfficeMax mostrou que 77% das pessoas acreditam que a desorganização prejudica a sua produtividade. Mais da metade das pessoas disseram também que seu estado mental e seus níveis de motivação são afetados quando não há organização no trabalho.
2. Faça uma tarefa de cada vez
É simplesmente impossível fazer mil coisas ao mesmo tempo. Concentrar-se em uma tarefa de cada vez pode ajudar a manter a organização no trabalho. Ser multitarefa pode não funcionar, de fato, na prática e pode atrapalhar sua produtividade.Um artigo publicado pela “Harvard Business Review” mostrou que a produtividade de um profissional que tenta ser multitarefa cai cerca de 40%. Ou seja, priorizar atividades e resolvê-las por partes é o hábito ideal.
3. Escolha o melhor método de organização para você
Não existe um método ideal para a organização no trabalho, mas sim aquele que funciona para você. Primeiramente avalie a sua rotina. Conheça suas próprias tarefas diárias e defina o que funcionaria melhor para você não se desorganizar.Existem inúmeras formas para manter a organização no trabalho. Seja por meio de aplicativos como o Google Calendário, onde você pode marcar eventos, reuniões e sincronizar com o seu e-mail. Ou até através de aplicativos como Evernote, onde você tem a disposição várias funcionalidades, como criação de notas e até mesmo agenda.Agora se você é um profissional que está a todo tempo dedicado em reuniões, que tal poupar um pouco do seu dia com deslocamento e utilizar aplicativos como Hangouts ou Skype? Eles automatizam os processos de reuniões e podem aumentar sua produtividade.Como não existe um método ideal para organização no trabalho, mas sim o que funciona para você, é possível optar também pela velha e boa agenda para se organizar. O importante é não perder o foco e visualizar tudo que você precisa fazer todos os dias.
4. Evite distrações
Um grande motivo para a falta de organização no trabalho é a distração. Profissionais que ficam o dia inteiro respondendo mensagens no celular, ligados nas redes sociais ou fazendo tarefas pessoais são os amantes da procrastinação.E essa perda de tempo com questões não relacionadas ao trabalho pode influenciar completamente na forma como você se organiza no trabalho. Quando mais você dedica a fatores externos, como o celular, por exemplo, mais chances você tem de começar a deixar tudo para depois, para amanhã. Essa questão diminui o seu desempenho e influencia diretamente nos resultados da empresa.
5. Organize seu local de trabalho
Pequenas atitudes já podem colocar a organização no trabalho em dia. Que tal arrumar hoje sua mesa? Deixe tudo que você precisa por perto, para assim não perder tempo tendo que parar as tarefas a todo momento para pegar alguma coisa.O RH, por exemplo, vive recheado de documentos como notas, holerites, contratos, e se não houver organização a bagunça toma conta do setor. Horas que podiam ser dedicadas a estratégia são perdidas para procurar coisas devido a desorganização dos profissionais.Portanto, fica muito mais fácil se tudo estiver organizado e no seu devido lugar, para que sejam facilmente encontrados. Para facilitar você pode escolher a nuvem como seu espaço de organização, adotando o Onedrive, GoogleDrive ou Dropbox para solucionar seus processos burocráticos. Dessa forma, você contribui com a organização no trabalho.
6. Crie uma rotina para responder e-mails
Manter uma rotina e um horário determinado só para responder seus e-mails diariamente pode ajudá-lo na organização no trabalho. Se você não reservar um período para os e-mails a tendência é que fique o dia todo respondendo eles sempre que receber.Com isso, sem dúvida o foco nas demandas será perdido, diminuindo o ritmo de trabalho e a produtividade. Se um e-mail pode resolver um problema, ele também pode ser essa fonte de distração diária, então controle-o e planeje-se para que ele não tome conta da sua rotina.
Organização para o dia a dia
A desorganização nas empresas é de fato o principal fator que mina e atrapalha a produtividade. Se as equipes não querem ser engolidas pela rotina elas precisam colocar um processo de organização para reger o seu dia.As crescentes demandas e, principalmente, a rapidez com que se exige a conclusão das tarefas no mercado é impossível se não houver organização do trabalho. Quanto mais o desorganizado corre, menos chances ele tem de concluir seus trabalhos de maneira correta.Por isso a importância de o RH e os gestores estarem lado a lado com a equipe para controlar as tarefas, dando dicas, indicações e caminhos a serem adotados. Pois assim, a tendência é que todos os colaboradores se organizem mais para alcançar os objetivos.Gostou do nosso post? Compartilhe ele nas suas redes sociais e ajude mais pessoas a se organizarem no trabalho.