Diante das grandes adversidades causadas pela pandemia, muitas empresas, realocaram toda a sua dinâmica de trabalho para uma realidade virtual, protegendo assim os seus funcionários do novo coronavírus e cumprindo os protocolos. Logo, várias pessoas começaram a trabalhar de dentro de suas próprias casas. Isso fez com que o trabalho presencial ganhasse a sua versão remota, onde a reunião online se tornou frequente.As reuniões online, que faziam parte de um hábito pouco comum antes do isolamento social, tiveram uma crescente demanda em sua utilização. Por consequência, o crescimento de fatores que apresentavam riscos e desestabilidade em sua realização, começaram a surgir, e muitos gestores mostraram que ainda não aprenderam a lidar com essas adversidades.O que parecia algo simples, como ter uma sala virtual, pessoas disponíveis e um assunto a ser discutido, começou a apresentar complexidades que, certamente, precisam da sua atenção. Assim, para te ajudar, separamos 7 dicas infalíveis para não errar na sua próxima reunião online. Veja quais são:
- Teste os equipamentos com antecedência
- Escolha os recursos adequados
- Defina um moderador (em caso de reuniões com muitas pessoas)
- Delimite horários para início e fim
- Crie a estrutura da reunião online
- Tenha o foco claro no objetivo
- Envolva os participantes
Ficou interessado? Logo abaixo você pode conferir mais informações sobre essas 7 dicas que te farão arrasar na sua próxima reunião online. Confira!
Como fazer uma reunião online mais produtiva?
De um modo geral, ter uma pandemia ativa é algo extremamente assustador, que traz ônus à toda sociedade. Entretanto, é possível tirar atitudes proveitosas de todas as dificuldades que temos passado. Uma delas foi a possibilidade de otimizar o tempo através das reuniões online. Em muitos casos, era necessário realizar longos deslocamentos para que algumas informações ou debates fossem concluídos. Isso demandava não apenas tempo, mas gastos pelas partes que necessitavam, em muitos casos, de transporte, alimentação e/ou hospedagem. Sendo assim, a cultura da reunião online permitiu uma série de facilidades. Contudo, com a maior demanda pelas reuniões online, alguns problemas se tornaram mais evidentes, como a quantidade exacerbada de reuniões sem um propósito bem definido, problemas técnicos, falas maçantes e outras dificuldades que devem ser corrigidas a fim de tornar a atividade proveitosa para todos.Para que essas questões sejam solucionadas o quanto antes, separamos algumas dicas que te ajudarão a ter um guia prático e eficiente para quando for realizar sua próxima reunião online. Confira:
1. Teste os equipamentos com antecedência
Nesses últimos meses, ficou evidente o quanto nos tornamos dependentes das novas tecnologias para nos comunicar. Entretanto, a internet e os seus aparelhos devem ser aliados em nosso trabalho, não um problema a ser enfrentado. Para que isso não aconteça, é necessário criar familiaridade com esses equipamentos, de forma que eles não sejam um simples instrumento de trabalho.Sendo assim, quando for iniciar uma reunião, cheque todos os equipamentos de áudio, vídeo e conexão para que não haja problemas inesperados durante o processo e você deixe outras pessoas esperando. Afinal, as reuniões online servem para otimizar o nosso tempo e por isso, precisamos aproveitá-lo com o proposto.Indique aos outros participantes que façam o mesmo procedimento para que não haja nenhum tipo de problema a ser resolvido na hora, principalmente, quando falamos de reuniões com um número reduzido de pessoas. É recomendando entrar na plataforma com pelo menos 15 minutos de antecedência, depois de reiniciar o aparelho utilizado e verificar seus componentes e conexão.
2. Escolha os recursos adequados
Ao lidar com uma nova plataforma, procure informações sobre ela antes de iniciar a reunião. Desse modo, você poderá resolver os seus próprios problemas, caso eles existam, e também, com os dos outros participantes da reunião. Isso evita que haja atrasos ou pessoas sem acesso completo às informações que serão discutidas.Também é muito importante que você saiba previamente quais são suas necessidades para determinada reunião. Desse modo, você consegue escolher a plataforma que ofereça os recursos ideais para o que você realmente precisa. Para reuniões de teor mais simples, elaboradas, individuais ou coletivas existem plataformas específicas que podem facilitar todo o processo sem a dependência de outras complementares.Para reuniões simples, é possível utilizar o Skype ou, até mesmo, o Whatsapp por chamada de vídeo. Entretanto, para conferir uma imagem mais profissional e ter recursos mais sofisticados à disposição, você pode optar pelo Microsoft Teams, Zoom ou Google Meet, que oferecem reuniões para 49, 100 e 250 pessoas, respectivamente.
3. Defina um moderador (em caso de reuniões com muitas pessoas)
Quando lidamos com grandes equipes é necessário ter todas as funções muito bem delimitadas para que o trabalho não vire uma enorme bagunça. E, obviamente, nas reuniões isso não é diferente. Portanto, escolher um moderador para sua reunião online é uma das melhores formas de manter a organização e regularidade entre os temas abordados.Ao termos uma reunião online na qual seja necessário passar uma informação ou discutir um determinado assunto, é de extrema importância que haja um moderador para guiar as atividades. Dessa forma, as reuniões cumprirão sua meta de serem mais objetivas, sem que haja sobreposições entre os participantes.A figura do moderador também pode ser utilizada para criar pontes entre os demais participantes através do encaminhamento de perguntas e outras questões a quem estiver com a palavra. E, em casos de perda de conexão, o moderador pode reencaminhar a reunião a fim de dar prosseguimento e maior dinâmica à conferência.
4. Delimite horários para início e fim
Uma das principais reclamações em relação às reuniões é a falta de compromisso com os horários ou até mesmo, iniciar uma reunião sem ter a certeza sobre eles. Por essa razão, é importante que o responsável pela reunião ou o moderador, seja bem claro em relação aos horários de início e fim de sua reunião online.Dessa forma, além de manter a organização interna, considerando a limitação de tempo para cada pauta discutida, também será possível que a organização externa seja uma realidade. Afinal, os participantes precisam se organizar para essa e demais atividades em seu dia. Manter os horários e roteiro bem definidos (como você verá no próximo ponto) traz a sensação de transparência e organização necessárias aos demais participantes. Apesar de ser um gesto pequeno, isto fará com que o ambiente seja mais amigável e apresente mais respostas do que perguntas aos envolvidos.
5. Crie a estrutura da reunião online
Tornar uma reunião online focada e objetiva, que respeite os horários e espaços, depende de uma estrutura bem definida para ser seguida e um roteiro bem delineado sobre as pautas a serem debatidas.Sem ele, os riscos de que o encontro não atinja sua meta é enorme, além de deixar a imagem de falta de profissionalismo exposta entre todos os envolvidos e também atrasar todo o planejamento da empresa.Para evitar esses problemas, estude bem os assuntos a serem tratados e delimite tempo suficiente para que todos possam interagir e demonstrar sua opinião.Em caso de delongas, deixe claro ao moderador que é necessário administrar bem o tempo para que todas as pautas sejam discutidas sem prejuízos.Tenha em mente qual a finalidade principal da reunião, se informativa ou decisiva. Dessa forma, é possível deixar melhor definido o tempo e explicitar aos participantes se o prazo para término será fechado ou se haverá acréscimos em casos de divergência de opinião e falta de uma decisão.
6. Tenha o foco claro no objetivo
Apesar de ser importante criar alternativas para “quebrar o gelo” e dar espaço suficiente para que todos se sintam confortáveis no ambiente da reunião online, também é de extrema importância e necessidade que o objetivo do encontro seja priorizado. Seja para informar, debater ou acordar sobre determinado tema, é necessário comprometimento de todas as partes.Quando aliamos este ao ponto 5, podemos ter uma melhor dimensão sobre nosso tempo, tema e objetivo. Assim, criando formas para que nossa reunião alcance, por fim, seu devido propósito e seja eficiente para todos e, em principal, para a empresa. Afinal, estaremos abordando um tema que lhe compete. Para conseguir manter o foco, é necessário que não apenas você esteja empenhado nessa jornada, mas todos os participantes. Portanto, deixe essa mensagem extremamente clara para todos antes e durante a reunião.Isso evita que ocorram distrações, conversas paralelas e abordagens de outros assuntos que não sejam prioridades dentro deste ambiente.
7. Envolva os participantes
Reuniões, sejam elas presenciais ou online, podem ser extremamente maçantes para seus participantes. Porém, com os mecanismos corretos é possível criar um ambiente muito mais amigável e empático para todos. E ter equipamentos digitais à disposição pode beneficiar a sua interação e tornar mais leve o ambiente da sua reunião online.Tendo uma plataforma online, você tem a possibilidade de apresentar recursos que trabalhem o interesse visual dos colaboradores. Por exemplo, você pode utilizar fontes divertidas, imagens e vídeos que contribuam com a mensagem passada e também, prendam a atenção de quem os observa. Abrir espaço para que as outras pessoas falem, se apresentem e contem suas práticas, também é uma forma de tornar a reunião online muito mais dinâmica e amigável. Isso funciona muito melhor do que apenas oferecer a experiência de uma única pessoa apresentando informações por horas sobre determinado assunto. Nesses casos, diversificar as abordagens e falas é sempre de grande valia.
Ponha em prática!
Com as novas demandas propostas pela pandemia, foram necessárias diferentes estratégias para lidar com ações que antes não eram de grande importância, como as reuniões online, por exemplo. Assim sendo, para atender ao que nos foi proposto nesse período, é importante criar metodologias diversificadas e visuais. Dessa forma, a reunião fique mais interessante e você consegue alcançar um alto padrão de qualidade no trabalho.Portanto, fica evidente que uma reunião online, atualmente, precisa de diferentes alternativas para que não se torne desinteressante e sem finalidade dentro de seus próprios objetivos. Entretanto, para isso, é cada vez mais importante considerar os pontos que abordamos em nosso artigo para que suas reuniões online sejam bem sucedidas, práticas e eficientes. Aproveite e confira dicas de como ser mais produtivo mesmo durante o home office, lendo o nosso artigo: Como manter a produtividade no home office?Se você gostou do nosso conteúdo e das nossas dicas de como fazer uma reunião online e quer ter ainda mais informações e informações sobre facilidades e alternativas para o mundo empresarial, nos siga agora mesmo no Facebook, Instagram, Twitter e LinkedIn. Te esperamos lá!
