Atualização de dados dos colaboradores: como e quando fazer

A atualização de dados dos colaboradores é uma das principais funções do departamento pessoal. Isso porque é normal que ocorra no dia a dia das empresas mudanças de equipe, trocas de dados como: nome, endereço, entre outros.E cada ajuste não realizado pela empresa pode privar o colaborador de sacar um benefício como FGTS ou seguro-desemprego, por exemplo. Além de que um dado errado pode gerar processos trabalhistas do empregado em relação ao empregador.Portanto, é fundamental que a empresa tenha um controle sobre os dados e documentos dos colaboradores.E para facilitar essa gestão na atualização de dados dos colaboradores, as empresas vêm investindo em softwares de gestão. Por meio deles, é possível diminuir a incidência de erros, além de possibilitar maior segurança no armazenamento de dados.Quer saber como fazer a atualização de dados dos colaboradores de forma mais otimizada? Temos o conteúdo perfeito para sua empresa. Siga em frente no artigo e boa leitura!

A importância da atualização de dados dos colaboradores

Ao admitir um funcionário a empresa precisa requerer uma grande quantidade de dados e documentos desse novo funcionário. Porém, essa burocracia não é apenas no sentido de oficializar a contratação.Cada dado ou documento é uma forma de resguardo a empresa ao longo de toda relação trabalhista de empregado e empregador. Isso porque periodicamente a empresa deve prestar contas sobre esses contratos.E é por esse motivo que é fundamental que as organizações mantenham sempre a atualização de dados dos colaboradores em dia. Qualquer erro pode ser passível de multas e processos trabalhistas.Entre os principais órgãos que a empresa precisa se dirigir diante dessa prestação de contas das relações trabalhistas, por meio do eSocial, são: CAGED, SEFIP e a RAIS.

O que são esses órgãos: CAGED, SEFIP e RAIS

Dentro dessas obrigatoriedades legais no gerenciamento e cessão de dados para o Governo, vamos conhecer qual a responsabilidade de cada órgão.

CAGED

O Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) está descrito na Lei n°4923 de 1965. Ele é o responsável por registrar e reportar ao Governo o fluxo de admissões e demissões em determinado período.Com isso é possível não só analisar o cenário do mercado de trabalho no país, mas é um apoio para encontrar formas de melhorar a economia.E dentro desse cenário manter em dia a atualização de dados dos colaboradores é fundamental. Já que um dado errado no CAGED impossibilita o profissional de receber o seguro-desemprego ou abono do PIS.

RAIS

A RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) funciona quase que com a mesma mecânica do CAGED. Entretanto, ela é um relatório anual que inclui tantos colaboradores contratados, como temporários, avulsos e estatutários.E nesse caso a não atualização de dados dos colaboradores dentro da RAIS pode privar o colaborador de receber o abono do PIS ou seguro-desemprego, assim como no CAGED.

SEFIP

O SEFIP (Sistema de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social) é quem controla e repassa os dados dos colaboradores, cadastrados pela empresa para a Previdência Social.Um dígito errado ou uma informação preenchida de forma incorreta na atualização de dados dos colaboradores pode gerar problemas sérios em relação ao recebimento do FGTS.

A importância do eSocial

O eSocial é um sistema do Governo Federal que surgiu em 2014 com o objetivo de unificar as informações dos colaboradores em um só lugar. Com isso, a ideia era de que as empresas tivessem seus trabalhos simplificados.Isso porque todas as prestações de contas em relação a informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais ficaram em um só lugar. E como o reporte de dados é constante é fundamental que a empresa mantenha em dia a atualização de dados dos colaboradores no sistema.E cada dado do colaborador incluído no eSocial precisa ser correto para que o colaborador tenha acesso aos seus direitos trabalhistas. Seja em saques de FGTS, abono salarial, seguro-desemprego e etc.Portanto, com essa exigência de reporte periódico da empresa, a atualização de dados dos colaboradores é imprescindível para evitar processos trabalhistas futuros.

As consequências de um erro de dados

Não realizar a atualização de dados dos colaboradores pode gerar inúmeros problemas futuros a empresa como multas e processos trabalhistas. E as consequências de um dado errado pode impedir que o colaborador tenha direito a algum tipo de benefício.Confira abaixo alguns dos problemas que podem ocorrer caso não seja feita a atualização de dados dos colaboradores:

• Problemas para sacar o FGTS;
• Impedimento para receber o seguro-desemprego;
• Impedimento para receber o abono do PIS.

Ou seja, além da empresa sofrer consequências legais com algum erro no preenchimento ou a não atualização de dados, o colaborador também sofre com esse problema. E o pior é que em muitos casos só percebe o erro quando deixa a empresa e tenta acessar algum benefício.Por isso, para estar dentro da lei e conforme as obrigatoriedades previdenciárias, trabalhistas e fiscais é essencial que a empresa tenha um controle gerencial e eficiente. Para que assim, a atualização de dados dos colaboradores seja feita da maneira correta.

Em quais momentos são feitas atualizações de dados

A atualização de dados dos colaboradores deve ocorrer de forma constante dentro das organizações. Cada informação precisa necessariamente ser igual a dos documentos originais e atuais dos empregados.E entre as principais mudanças que ocorrem constantemente nas empresas, e, que a atualização de dados dos colaboradores é necessária estão:

• Mudança de nome: quando o nome é alterado em função de um casamento ou divórcio precisa ser atualizado;
• Numeração errada de documentos: um dígito errado no RG ou CPF, por exemplo, pode trazer consequências tanto para o colaborador como para a empresa;
• Data de nascimento: conferir se a data de nascimento está correta pode impedir que o colaborador tenha problemas com a previdência para saque dos seus benefícios;
• Data de admissão: uma mudança em relação a data oficial pode prejudicar na conta de valores de fins rescisórios, podendo gerar multas e processos trabalhistas a empresa;
• Data de desligamento: se o aviso não for feito dentro do eSocial, o colaborador pode perder o direito de receber seu seguro-desemprego;
• Alteração de endereço: caso o colaborador tenha mudado de endereço e a empresa não tenha atualizado no sistema, o seu saldo do FGTS, enviado pela Caixa pode ser extraviado;
• Ajuste no número do PIS: um processo manual pode gerar às vezes um problema de digitação por cansaço ou desatenção do responsável. E com isso, o valor do FGTS pode ser depositado para a pessoa errada ou o colaborador pode ser impedido de sacá-lo.

Como fazer a atualização de dados dos colaboradores

Qualquer atualização de dados dos colaboradores é feita dentro do próprio eSocial. Essa área no sistema é chamada de evento S-2205, que trata justamente das alterações de dados cadastrais do trabalhador. Os ajustes dentro do eSocial devem ser realizados até o dia 7 do mês subsequente ao mês informado como mês de referência. As alterações podem ser feitas também até o envio dos eventos de folha de pagamento mensais. Para mais informações sobre a atualização de dados dos colaboradores é só acessar a página oficial do eSocial.

Otimização na gestão de atualização dos dados

A otimização no gerenciamento de dados pode ser extremamente benéfica para as empresas. Isso porque, de forma automatizada, fica mais fácil armazenar e cruzar os dados dos colaboradores, diminuindo a incidência de erros e facilitando a resolução dessa burocracia.Os softwares de RH, dentro da atualização de dados dos colaboradores, podem oferecer, por exemplo, maior transparência nas relações trabalhistas e minimizar as chances de fraudes com o Ministério do Trabalho.Entre os principais benefícios da otimização dos processos de gestão de dados dos colaboradores, com softwares de RH, podemos destacar:

• Menor incidência de erros no preenchimento dos dados;
• Maior facilidade no gerenciamento de dados;
• Segurança de armazenamento;
• Maior integração entre a contabilidade, RH e Ministério do Trabalho;
• Agilidade nas correções e atualização de dados;
• Diminuição de custos com espaço de armazenamento, impressões e etc.;
• Diminuir as chances de fraudes nos dados.

Sendo assim, a atualização de dados dos colaboradores dentro do processo automatizado pode diminuir o esforço e a carga de trabalho do RH dentro de um processo tão burocrático. Isso possibilita um tempo maior para que esses profissionais se dediquem a ações estratégicas.

A atualização de dados e a importância para as empresas

A atualização de dados dos colaboradores depende não só de organização por parte do time do departamento pessoal, mas uma mudança de cultura da empresa.O eSocial foi criado como uma forma de apoio para que a empresa conseguisse cumprir com todas as obrigações legais de cessão de dados periódicos dos colaboradores. Porém, com ele veio o desafio de sempre ter em mãos dados minuciosos, corretos e atualizados dessa relação trabalhista.E nesse desafio do setor responsável a automatização pode dar um grande apoio, diminuindo os problemas do processo manual e aumentando a eficácia por meio de softwares de gestão de dados.Gostou do nosso artigo? Assine a nossa newsletter para não perder mais nenhum conteúdo de RH e Gestão.