Ferramentas para trabalho remoto: 16 opções para otimizar a gestão de todas as áreas da empresa

Trabalhando em home office? A seguir listamos as principais ferramentas para trabalho remoto disponíveis no mercado:

1. Slack;
2. Skype;
3. Hangouts Meet;
4. Zoom Meetings
5. Trello;
6. Clicksign;
7. Bitrix24;
8. Basecamp;
9. OpenProject;
10. Loom;
11. Google Drive;
12. Dropbox;
13. OneDrive;
14. GSuite;
15. Toggl;
16. Bitrix.

Pegos de surpresa pela pandemia do novo coronavírus, é aceitável que o home office ainda seja uma política de trabalho em adaptação para a maioria dos trabalhadores.Justamente, por isso, os gestores deverão considerar a adoção de ferramentas para trabalho remoto para:

• melhorar essa experiência,
• preservar o rendimento da equipe,
• garantir o bem-estar na quarentena de sua força de trabalho.

Acredite, o home office oferece muitos benefícios para a organização, leia o artigo, "Benefícios do home office para a empresa e como implantá-lo" e descubra quais são.Para conhecer essas ferramentas para trabalho remoto com mais profundidade, continue acompanhando este post.As principais características e detalhes diferenciais desses facilitadores foram destrinchados para otimizar a sua pesquisa e te ajudar a escolher as opções certas para a sua empresa. Confira tudo a seguir!

Trabalho remoto como medida emergencial

A quarentena, imposta como medida obrigatória de segurança a saúde pública, trouxe o home office como solução emergencial, possibilitando a continuidade do trabalho para milhares de trabalhadores.Para muitos, a adoção do escritório doméstico é uma experiência nova, por isso o estranhamento e a dificuldade para encontrar o equilíbrio entre a vida pessoal e profissional pode ser expressiva.O trabalho remoto já vinha crescendo no Brasil há alguns anos. Segundo a pesquisa Alelo Hábitos do Trabalho, feita pelo instituto Ipsos, o home office é a opção dos sonhos para 49% das pessoas empregadas, para 55% dos autônomos e para 55% dos desempregados.O trabalho remoto no Brasil teve aumento de 47% nos últimos três anos, segundo dados disponibilizados pela Robert Half, empresa de recrutamento especializado.O número expressivo faz com que o país fique em terceiro lugar no mundo, estando atrás apenas da China, com 54%, e de Singapura, com 50%.Entretanto, ao se depararem com essa necessidade, muitas empresas se viram despreparadas para atuarem remotamente.Desta forma, para facilitar esse processo de adaptação essencial para o momento crítico que vivemos e permitir que os colabores voltem a trabalhar com qualidade e conforto, os gestores devem adotar algumas ferramentas para trabalho remoto compatíveis com a realidade da organização.Leia também: Trabalho remoto e reforma trabalhista: impactos no modelo home office

Os problemas causados pela falta de boas ferramentas

No escritório ou em casa, a falta de boas ferramentas pode comprometer o funcionamento adequado de qualquer setor da organização, não é mesmo?O emprego de tecnologias pouco inteligentes ou inadequadas para a realidade da organização pode gerar gafes constrangedoras.No caso do home office, como não há a possibilidade de resolver mal entendidos instantaneamente, o cuidado ao escolher as ferramentas para trabalho remoto mais apropriadas é ainda mais importante.É indispensável considerar as reais necessidades e demandas da organização ao empregar as ferramentas para trabalho remotos.O uso de ferramentas para trabalho remoto inadequadas pode trazer diversas consequências para a equipe, para a gestão de pessoas e para o resultado organizacional, algumas delas são:

• falhas e ruídos de comunicação empresarial interna;
• falhas operacionais;
• atrasos operacionais;
• atrasos na entrega de projetos;
• fluxo de trabalho lento;
• retrabalho;
• erros nos indicadores-chave de performance (KPIs);
• estresse dos funcionários e gestores;
• insatisfação;
• gerenciamento dificultado;
• imagem prejudicada;
• perda de oportunidade comerciais.

O emprego de tecnologias deve:

• facilitar o processo gerencial,
• potencializando os resultados,
• otimizando o uso de recursos.

Se esse não for o retorno, os gestores devem rever as suas escolhas e alterar as ferramentas.Além da adoção das ferramentas certas, existem outros desafios para quem está iniciando um trabalho remoto. Descubra quais são eles, no vídeo abaixo.

Benefícios de utilizar boas ferramentas para trabalho remoto

O uso adequado das ferramentas para trabalho remoto pode trazer inúmeras vantagens para a gestão do seu negócio. E agora com o home office, elas se tornaram ainda mais estratégicas.Confira alguns dos benefícios que as ferramentas para trabalho remoto podem oferecer para a sua força de trabalho:

• atingir uma eficiência comunicacional;
• fluidez no fluxo de trabalho;
• otimização do tempo de trabalho;
• sinergia entre setores;
• fortalecimento da cultura organizacional;
• gerenciamento da satisfação;
• ajuda na produtividade;
• melhora na imagem institucional;
• melhora da presença da marca nas redes sociais;
• organização de processos;
• melhora na gestão de dados;
• gerenciamento de equipes facilitado.

Além disso, os próprios colaboradores ganham confiança e se adequam à nova política de trabalho com mais tranquilidade.Afinal, ao visualizarem as etapas dos projetos com facilidade, identificarem o progresso do próprio ofício e entenderem a movimentação estratégica do negócio, o trabalho remoto ganha:

• força,
• ordem,
• lógica,
• produtividade.

Ferramentas para trabalho remoto

Agora que você já entendeu os benefícios, conheça as principais ferramentas para trabalho remoto que podem auxiliar a evolução da sua empresa. Você verá que os resultados valem a pena!

Ferramentas para trabalho remoto de comunicação

Slack

O Slack é um software que permite organizar conversas em canais, como:

• temáticas,
• projetos,
• equipes, dentre outros.

Nele, as mensagens são totalmente pesquisáveis o que trás benefícios como:

• facilitação da interação entre os envolvidos,
• melhora na compreensão das informações,
• favorecimento da substituição de ferramentas como o e-mail e o WhatsApp para compartilhar informações e arquivos.

A ferramenta ainda oferece integração com outros serviços como:

• Google Drive,
• Office 365,
• Trello.

Tudo isso prova que ela é uma opção inteligente como ferramenta para comunicação com o colaborador no home office.

Skype

Outra ferramenta para trabalho remoto é o Skype, um dos serviços de chamada de voz e vídeo mais populares da Internet.A ferramenta possui versões para celulares, tablets, TVs e consoles de jogos.A versão gratuita suporta até 20 usuários, enquanto a versão paga, o Skype for Business, permite conversar com até 250 pessoas em uma mesma chamada.Com ele, é possível conectar colaboradores específicos e realizar reuniões de qualquer lugar com acesso a internet.Além de compartilhar informações em texto, ainda é possível compartilhar arquivos e a própria tela para facilitar a interação.

Hangouts Meet

Simples e funcional, o Hangouts Meet é uma ferramenta de videoconferência do Google para profissionais.Um de seus principais benefícios é a possibilidade de:

• criar salas virtuais facilmente,
• gerar um link de convite,
• realizar encontros ou reuniões estratégicas.

Convidados podem entrar na conversa on-line pelo navegador ou pelo aplicativo para Android e iPhone (iOS) sem precisar de uma assinatura.

Zoom Meetings

Para organizações maiores, o Zoom Meeting pode ser uma ferramenta para trabalho remoto bastante eficiente. Permitindo reunir até 500 pessoas em uma única videoconferência e até 10 mil usuários em um mesmo webinar, a ferramenta se destaca no mercado. Também é possível:

• compartilhar arquivos,
• textos,
• apresentações no chat,
• gravar as reuniões e compartilhar o link com a equipe posteriormente, e assim por diante.

A versão básica é gratuita, e pode ser acessada em computadores com Windows, macOS e Linux, e também em smartphones com sistema operacional Android ou iPhone (IOS).

Ferramentas para trabalho remoto de gestão de tarefas e projetos

Trello

O Trello é uma ferramenta colaborativa que organiza tarefas individuais e em grupos, por meio de cartões virtuais.Bastante intuitivo, ele conta com quadros em que as listas de tarefas são incluídas por cartões coloridos com prazos e objetivos definidos.O sistema é inspirado no método Kanban, que utiliza quadros, listas e cartões.O Trello permite que todos consigam visualizar claramente:

• as funções pendentes,
• as etapas de execução,
• as conclusões, e assim por diante.

A versão gratuita está disponível para Android, iPhone (IOS) e desktop.

Clicksign

O Clicksign também é uma ferramenta para trabalho remoto que merece atenção. Essa tecnologia oferece a gestão e a assinatura de documentos com validade jurídica.Em outras palavras, mesmo com a necessidade de distanciamento social e a quarentena, é possível assinar documentos à distância e dar continuidade a processos variados.

Bitrix24

A Bitrix24 é uma plataforma de gerenciamento de projetos e colaboração, que oferece relatórios completos.Com eles é possível traçar estratégias para:

• melhorar o tempo das atividades,
• potencializar o rendimento da equipe.

Devido a crise do novo coronavírus, a empresa servidora da Bitrix24 ampliou a versão gratuita para atender a um volume mais expressivo de profissionais pelo mundo.

Basecamp

A plataforma combina um sistema robusto de gestão de projetos com ferramentas de comunicação que deixam os colaboradores sempre conectados e atualizados sobre o status da empresa.

No painel do usuário, é possível:

• dividir todo o trabalho em projetos e equipes específicas,
• ter o suporte de checklists,
• criar mural de mensagens,
• acessar a agenda e documentos,
• criar chats em grupo, dentre outros.

Se você quer uma ferramentas para trabalho remoto completa, o Basecamp é uma ferramenta diferencial.

OpenProject

A plataforma do OpenProject oferece gestão remota para projetos diversos, em um software livre (código aberto).A plataforma organiza os projetos em linhas do tempo colaborativas, facilitando a visualização e o acompanhamento das atividades de cada equipe.Inclusive, é uma ótima ferramenta para trabalho remoto para quem está habituado a métodos ágeis como Kanban e Scrum.Leia também: Mude os hábitos com essas técnicas de gerenciamento de tempo

Loom

A Loom é outra ferramenta para trabalho remoto que facilita a preparação da equipe remotamente.Com ela, é possível gravar tutoriais on-line e ajudar a sua equipe a manusear outros recursos ou passar alguma orientação, treinamento, curso e assim por diante.Essa ferramenta permite que o usuário capture a tela do computador, tanto o vídeo quanto a voz, facilitando a explicação de projetos em detalhes, de forma rápida e prática.A ferramenta é gratuita para vídeos rápidos e paga para vídeos que necessitem de recursos mais avançados de gravação e edição.

Ferramentas para trabalho remoto de compartilhamento na nuvem

Google Drive

O Google Drive é uma ferramenta de armazenamento na nuvem, que permite armazenar até 15 GB gratuitamente e compartilhar arquivos de diversos formatos e tamanhos.Todas as alterações feitas em documentos como arquivos de texto, planilhas e apresentações são salvas automaticamente, evitando perdas e facilitando a produção de conteúdo.A ferramenta funciona de forma integrada com outros produtos como:

• Google Docs,
• Google Fotos,
• Google Sheets,
• Google Forms,
• Google Slides.

Dropbox

O Dropbox também armazena dados na nuvem e permite o compartilhamento de arquivos, facilitando a troca de dados essenciais para o funcionamento do home office na cultura organizacional.Com ele, o usuário pode armazenar até 2 GB gratuitamente e ganhar espaço na nuvem convidando amigos e colegas a utilizarem o serviço.

OneDrive

Outra opção de ferramenta para trabalho remoto de compartilhamento na nuvem é o OneDrive.O serviço é oferecido pela Microsoft e oferece até 5 GB de armazenamento gratuito para usuários de Android, iPhone (iOS) e desktop.A ferramenta também possui a funcionalidade "Cofre Pessoal" para guardar arquivos confidenciais protegidos por senha.

GSuite

Outra ferramenta do Google para essa finalidade é a GSuite. Com ele, é possível realizar aplicações na nuvem para gerenciar qualquer negócio à distância.A Gsuite inclui os indispensáveis:

• Google Docs,
• Google Planilhas,
• Google Apresentações para criar e editar arquivos de maneira colaborativa.

Além disso, ele ainda integra aplicativos como o Hangout e a Google Agenda.

Ferramentas de gestão de tempo

Toggl

O Toggl é uma ferramenta para trabalho remoto que controla as horas trabalhadas, facilitando o controle de jornadas de trabalho e a mensuração do período gasto para cada projeto.O programa faz uma contagem automática por funcionário ou equipe, e gera relatórios detalhados, eliminando a necessidade do preenchimento de planilhas.O Toggi é uma ferramenta paga, mas que oferece informações essenciais para assegurar uma boa gestão em home office.

Bitrix

Uma opção de ferramenta para trabalho remoto gratuita é o Bitrix. Embora seja mais limitado do que o Toggi, a ferramenta também oferece consistência de dados nos relatórios por indicadores de tempo e o controle do período gasto nas atividades.Ele permite também ajustar as configurações por perfil de usuário, tais como o de administrador, observador e assim por diante.

Tecnologia para resolver os problemas de hoje e amanhã

O trabalho remoto exige a adoção de recursos digitais para alcançar objetivos como:

• unir a equipe,
• otimizar a sua comunicação,
• permitir o compartilhamento de arquivos essenciais,
• facilitar esse processo de transição.

Com essas ferramentas para trabalho remoto que apresentamos no artigo, a sua empresa pode melhorar o rendimento individual e coletivo dos colaboradores em home office.Conheça as reais necessidades do seu negócio e da sua força de trabalho, analise com cuidados as opções do mercado e aproveite o melhor da tecnologia remota.Entretanto, a tecnologia pode ir muito além! Em um período tão conturbado como o que estamos vivendo, um benefício corporativo na crise, que mantenha o colaborador motivado, pode ser uma excelente opção para ampliar s resultados da empresa. E é isso que a tecnologia de salário on-demand, que a fintech Xerplay desenvolveu pode te oferecer.O Xerpay, um aplicativo que permite que permite que os colaboradores antecipem parte de seus salários quando quiserem de forma simples e instantânea. Ficou curioso? Assista ao vídeo e fale com um especialista

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