Gestão de equipes externas: aprenda como gerenciar de maneira prática e segura

A gestão de equipes externas pode ser um desafio dentro das empresas. Muitas organizações que mantêm vendedores, representantes comerciais, profissionais terceirizados e outros que exercem suas atividades fora da sede, muitas vezes não sabem como controlar a rotina desses colaboradores.Esse problema é comum para você? Saiba que já é possível fazer o gerenciamento de equipes externas com o uso da tecnologia. O aplicativo de controle de ponto, por exemplo, é um novo recurso importante para controlar a jornada do trabalhador.Neste artigo, você vai entender porquê é preciso ser eficiente na hora da gestão de equipes externas e quais são os benefícios diretos para a empresa. Continue a leitura e confira!

Vantagens da gestão de equipes externas

Fazer a gestão de equipes externas e acompanhar o desenvolvimento dos trabalhos é fundamental para avaliar o desempenho dos colaboradores e mensurar os resultados. A própria legislação trabalhista já reconhece a necessidade de controle das jornadas de colaboradores nessa situação.Como não há contato direto entre gestor e equipe, o gerenciamento precisa ser feito remotamente. Veja quais são os motivos para investir na gestão de equipes externas:

1. Acompanhar a jornada de trabalho

Determinar os horários de início e fim da jornada de trabalho não é o suficiente para assegurar o cumprimento integral do expediente. Além disso, também é preciso controlar os intervalos intrajornada. Nessa situação, o ideal é que a empresa facilite a gestão de equipes externas usando um aplicativo de controle de ponto.O colaborador deve acessar o aplicativo de um tablet ou celular e registrar seus horários. Dessa forma, o gestor acompanha a jornada dos funcionários à distância e tem a segurança de que o período de trabalho e os intervalos estão sendo cumpridos corretamente.

2. Monitorar o deslocamento

Geralmente as equipes externas exercem atividades em mais de um local. Por exemplo, os representantes comerciais visitam vários clientes no mesmo dia. Logo, além de gerenciar os horários é necessário monitorar as rotas e certificar que o trajeto está sendo executado conforme o planejado.O controle de ponto com GPS é uma solução que permite monitorar o deslocamento dos colaboradores de forma remota. O sistema de posicionamento geográfico dos smartphones e tablets possibilita o envio frequente da localização para o empregador. Assim, ele tem acesso à rota executada e pode tomar decisões com muito mais agilidade.

3. Manter a comunicação direta

A comunicação é um fator importante no gerenciamento de equipes externas. O diálogo precisa ser direto, principalmente quando é necessário repassar alterações ou esclarecer dúvidas.O mesmo dispositivo utilizado para registrar o ponto pode ser um canal de comunicação direta com o colaborador. Escolher um sistema que disponibilize o envio de mensagens rápidas e sem custo adicional é uma boa alternativa para estreitar o relacionamento com os trabalhadores que estão fora da empresa.

4. Atribuir tarefas em tempo real

Há dias em que o trabalho é marcado por imprevistos, certo? Nesses casos, atribuir tarefas em tempo real é um bom recurso para informar as atividades que precisam ser executadas.Cadastrar ordens de serviço dentro de um sistema e acrescentar todos os detalhes de execução, como endereço, prioridade, instruções e data, facilita bastante a gestão de equipes externas.

Controle de equipe externa com ponto digital

Se você chegou até aqui, provavelmente já compreendeu a importância da gestão de equipes externas para a sua empresa e deve estar se perguntando: o que posso fazer para ter um controle de equipe externa seguro e prático?O aplicativo de controle de ponto é uma escolha vantajosa. Além de garantir a mobilidade corporativa, ele está em conformidade com a legislação trabalhista. Isso significa que os dados registrados pelo sistema tem validade legal e podem ser utilizados em casos de contestação judicial. Agora, conheça os benefícios da gestão de equipes externas com um controle de ponto digital:

Usufruir de mais segurança

Os registros do aplicativo de controle de ponto são totalmente seguros e anti fraudes. Portanto, empresa e funcionário têm a certeza de que os dados estão corretos, pois não há como adulterá-los. Sem dúvida, essa é uma escolha que torna o relacionamento com o colaborador mais transparente e confiável.

Ter agilidade no fechamento da folha de pagamento

A integração entre o aplicativo de registro de ponto e o software de gestão da folha de pagamento otimiza a transferência dos dados. Dessa maneira, o fechamento acontece de forma ágil, sem o risco de falhas manuais.

Fazer o registro de ponto online e offline

Para registrar o ponto com o aplicativo, o colaborador deve ter acesso à internet, certo? Não necessariamente! As soluções mais modernas permitem marcar o início e fim da jornada até mesmo quando não há conexão com a web.Quando há internet, o gestor pode acompanhar as marcações em tempo real e verificar se os horários estão sendo cumpridos. No entanto, a ausência de sinal não prejudica o gerenciamento de equipes externas. Os colaboradores podem registrar o ponto normalmente e quando a conexão for restabelecida os dados são atualizado no sistema.

Garantir eficiência para o RH

A gestão dos Recursos Humanos está sendo impactada pela tecnologia. Muitos dos recursos disponíveis no mercado objetivam tornar o setor mais estratégico, de modo que haja mais tempo para atividades inerentes ao RH, como treinamento, desenvolvimento, recrutamento e seleção.A automatização de rotinas importantes, como gestão do controle de ponto e emissão de relatórios gerenciais, economiza o tempo do RH. Consequentemente, outras atividades podem ser realizadas, garantindo resultados ainda melhores.

Reduzir custos

A gestão de equipes externas com um aplicativo de controle de ponto também é uma forma de reduzir o custo operacional. O ponto digital gera economia porque não requer investimento em um relógio de ponto e cada funcionário externo usa o seu próprio dispositivo mobile.Outra questão importante é que a má gestão de horas extras pode ocasionar pagamentos indevidos aos colaboradores. Desse modo, a ineficácia vira um agente causador de gastos. Entretanto, com o aplicativo de controle de ponto não há esse risco. A tecnologia automatiza a gestão, assegurando a inexistência de falhas tanto na marcação quanto no cálculo das horas extras.A falta de interação presencial não pode ser um empecilho para a gestão de equipes externas. Os recursos oferecidos pelo controle de ponto digital permitem monitorar a localização dos colaboradores, identificar as rotas percorridas, além de obter controle total sobre a jornada de trabalho.Este artigo foi escrito pelo Tangerino sistema de gestão e controle de ponto. A solução permite que os colaboradores batam ponto de qualquer lugar e a qualquer momento, independentemente de conexão com a internet. Ficou interessado? Saiba tudo sobre controle de ponto com o Tangerino!