A matriz de Eisenhower tem como finalidade a organização de sua rotina, aprendendo a priorizar as tarefas de acordo com seu grau de importância e urgência a partir de um quadrante fragmentado em dois eixos (vertical e horizontal). Em cada um deles, você vai:
- assinalar as tarefas que são importantes e urgentes no primeiro quadrante superior;
- assinalar as tarefas que são importantes, mas não-urgentes, no segundo quadrante superior;
- assinalar as tarefas que não são importantes, mas são urgentes, no primeiro quadrante inferior;
- assinalar as tarefas que não são importantes e nem urgentes, no segundo quadrante inferior.
A liderança que não acompanha as velozes mudanças — sociais e tecnológicas — está fadada à estagnação.Ainda pior: corre o risco de ver uma avalanche de demandas prejudicar a sua produtividade, e aumentar o nível de estresse.Perceba, aqui, o interessante contraste que vamos apresentar, ao longo deste artigo, para que os líderes possam tomar decisões certas, com agilidade e sem perder a produtividade: a matriz de Eisenhower.Trata-se de um método com mais de 50 anos de aplicação mercadológica. E, antes que você nos condene por dar destaque a uma ferramenta tão antiga, e em tempos tão modernos, dê-nos um voto de confiança.Descubra como esse modelo pode ser o diferencial para organizar o dia a dia, priorizando o que é relevante, urgente e prioritário — sem afogar-se na turbulenta rotina!
Quem é Eisenhower?
Comecemos pelo básico: Dwight Eisenhower foi uma das pessoas mais populares do mundo — e não só por ter sido o 34º presidente dos Estados Unidos (entre os anos de 1953 e 1961).Além do cargo à frente da poderosa nação americana, ele era bastante conhecido por ter a produtividade de sua rotina na palma da mão.O segredo por trás disso atende pelo nome de matriz de Eisenhower. Afinal, o então presidente dos EUA já carregava um histórico de disciplina e organização.Antes do cargo-chefe, ele foi um general do exército, serviu ao longo da Segunda Guerra Mundial e também comandou instituições de ensino, como a Universidade de Columbia.Não é à toa, portanto, que tamanha versatilidade e dedicação necessitasse de uma ferramenta capaz de auxiliá-lo nas importantes tomadas de decisão cotidianas.Foi assim que a matriz de Eisenhower ganhou força em sua rotina, e um apelo global para gerar produtividade, foco e disciplina na organização de tarefas.
O que é a matriz de Eisenhower?
Se você não sabe por onde começar todas as manhãs o seu trabalho, talvez a matriz de Eisenhower ilumine as suas ideias.A sua implementação é muito simples, e não envolve esforço algum para colocá-la em prática. Apenas o investimento de alguns minutos para delinear as suas atividades.Por meio da matriz de Eisenhower, você precisa montar quatro quadrantes, divididos em dois eixos. Ou seja: um quadrado maior, fragmentado em uma linha horizontal e outra vertical, conforme a ilustração abaixo:
Agora, entra a parte de nomenclaturas:
- no primeiro quadrante superior, você vai assinalar o termo “URGENTE”;
- no quadrante ao lado, você vai assinalar o termo “NÃO-URGENTE”;
- no primeiro quadrante, assinale na lateral o termo “IMPORTANTE”;
- no segundo quadrante, assinale na lateral o termo “NÃO-IMPORTANTE”.
Assim, você tem a sua matriz de Eisenhower desenhada. Falta agora colocá-la em uso!
Como funciona a matriz de Eisenhower?
Como adiantamos, a matriz de Eisenhower tem como principal finalidade a organização de sua rotina, aprendendo a priorizar as tarefas de acordo com seu grau de importância e urgência.Seguindo a delimitação da figura acima destacada, você vai alinhar as suas atividades da seguinte maneira:
- no quadrante importante e urgente você anota as tarefas que não podem ser adiadas e têm prioridade;
- no quadrante importante, mas não-urgente, constam as atividades em médio ou longo prazo;
- no quadrante urgente, mas não-importante, as atividades prioritárias (como uma reunião ou o envio de e-mails) podem se enquadrar aqui;
- no quadrante que não é urgente e tampouco importante, você deixa as tarefas mais fáceis e que não exigem sua atenção imediata.
Deu para perceber como essa organização pode ajudar a visualizar a sua rotina sem que, com isso, você se atrapalhe a prioridade e a urgência de cada uma das suas atividades?Cabe, aqui, parafrasear o 34º presidente norte-americano a respeito de sua produtividade:
“O que é importante raramente é urgente. E o que é urgente raramente é importante.” – Dwight Eisenhower.
Como organizar a matriz de Eisenhower?
Para organizar a estrutura da sua matriz de Eisenhower, comece pela base que destacamos anteriormente.Em seguida, dedique alguns minutos para identificar quais tarefas pendentes se encaixam nos respectivos quadrantes da sua tabela.É importante que você crie o hábito de fazer o preenchimento da matriz de Eisenhower no início da semana ou ao término de um dia de expediente.Dessa maneira, a rotina não pega você a partir de imprevistos, pois você já sabe o que está agendado para o dia — ou a semana — seguinte.Vale, contudo, acompanhar algumas dicas pontuais para não se atrapalhar ao planejá-la:
- caso tenha dificuldades para priorizar as tarefas, escreva todas e então avalie individualmente quais delas pertencem aos respectivos quadrantes;
- aprenda a limitar uma quantidade específica de atividades para cada quadrante;
- não misture tarefas pessoais e profissionais na mesma tabela. Isso pode confundir a lógica de suas decisões;
- não permita — ou evite ao máximo — distrações ao realizar as tarefas prioritárias.
Convém dedicar um intervalo de tempo, entre as tarefas, para realizar as atividades paralelas e permitir as distrações. Isso ajuda a recuperar o fôlego para levar adiante o seu trabalho.
Quais são os obstáculos para a tomada de decisão?
Agora que você já tem em mãos a sua versão da matriz de Eisenhower, vamos invadir o lado psicológico dos problemas que interferem na nossa tomada de decisão.Muitas vezes, estamos tomados de pressão, estresse e uma carga emocional elevada, o que nubla o raciocínio em busca de uma decisão lógica imparcial.Daí, a importância no que dissemos sobre ter uma matriz de Eisenhower bem definida para as questões profissionais e particulares.Passe a respeitar os seus limites — físicos e psicológicos —, e tenha a matriz sempre à mão para organizar-se e evitar que o acúmulo de atividades roube toda a sua disposição e gere uma sobrecarga de trabalho.E então, acha que a Matriz de Eisenhower vai ajudar você a planejar o seu cotidiano com mais disciplina, foco e produtividade?Então, compartilhe-o nas suas redes sociais e aproveite para marcar os colegas de trabalho que também vão se beneficiar do uso da matriz de Eisenhower!
