A carta de cobrança é um instrumento estratégico para manter as finanças da empresa em ordem. Ela ajuda a lidar com clientes inadimplentes de um jeito rápido e eficiente, fazendo com que eles quitem suas dívidas sem precisar tomar medidas drásticas.Receber em dia é fundamental para manter o caixa no azul, sobretudo em empresas menores, que não contam com grandes aportes financeiros para operar. Por isso, saber como fazer uma carta cobrança pode ser o detalhe que vai decidir se você vai terminar o mês com lucro ou com prejuízo.Mas como elaborar uma carta de cobrança efetiva e amigável? Para descobrir, continue acompanhando o post!
O que é uma carta de cobrança?
A carta de cobrança é um recurso de gestão financeira que tem o objetivo de facilitar a cobrança de pagamentos em atraso. Por meio dela, é possível notificar o cliente sobre a dívida existente, informar a data de pagamento e até buscar acordos, negociando valores e prazos.>> Para saber mais sobre gestão financeira, confira este outro post do blog:Gestão financeira estratégica: o que significa e como aplicar o conceito?<<Trata-se de uma notificação extrajudicial com a qual a empresa busca resolver a pendência sem precisar realizar um protesto em cartório ou mover ação judicial. Essas medidas são indicadas apenas para casos extremos, pois geram um desgaste muito grande, além de terem uma conclusão bastante demorada.É preciso ter muito cuidado com as palavras ao elaborar uma carta de cobrança. Cada situação demanda um tom de voz diferente, já que cada cliente é único.Parceiros antigos, com bom histórico de pagamentos, merecem um tratamento cauteloso antes de um protesto ou processo legal. Nesses casos, a cobrança pode ser feita por meio de um e-mail amigável, acompanhado por um contato telefônico ou por WhatsApp.Casos de inadimplência recorrente ou prolongada, demandam um tratamento mais firme, mas sempre com educação e respeito.De todo modo, o ideal é sempre buscar um acordo que seja bom para ambas as partes, para que todos tenham suas necessidades atendidas. Lembre-se: todos estão sujeitos as problemas financeiros. Um deslize pontual nos pagamentos não pode apagar anos e anos de bom relacionamento.Exagerar nas cobranças pode, inclusive, levar à perda de clientes, fechando uma porta definitiva para o seu negócio.
Como fazer uma carta cobrança: passo a passo
A carta de cobrança por escrito é uma alternativa melhor do que apenas fazer o contato por telefone. Isso porque toda a conversa fica registrada formalmente, o que possibilita consultar todas as mensagens e verificar as respostas, réplicas e tréplicas.Além de facilitar o processo de cobrança, o envio online também funciona como garantia jurídica para a empresa caso a situação evolua para um processo legal.Mas como como fazer uma carta cobrança? Para responder a esta pergunta, listamos os principais passos para tirar o melhor proveito possível dessa ferramenta:
- decida o formato;
- inclua os dados da cobrança;
- avalie o tom da mensagem;
- avalie outros canais de contato.
A seguir, confira mais detalhes sobre cada um desses passos.
1. Decida o formato
Existem basicamente dois formatos para a carta de cobrança: por e-mail ou física. Em um primeiro contato, o e-mail é sempre a melhor escolha, pois promove uma comunicação mais dinâmica entre as partes.Por e-mail, o cliente pode avisar imediatamente como pretende proceder com o pagamento. Para a empresa, que deseja receber o valor o quanto antes, quanto mais rápido for o canal de comunicação, melhor.O envio do e-mail deve ser acompanhado por um contato telefônico no dia seguinte, caso o cliente ainda não tenha respondido. Esse follow up é importantíssimo para garantir o recebimento da mensagem.Já a carta de cobrança física deve ser reservada para situações mais sérias, em que o cliente já demonstrou resistência em fazer o pagamento. É a solução mais comum para comunicar que uma dívida já foi protestada e que o caso foi encaminhado para análise do departamento jurídico.Se for necessário enviar uma carta de cobrança física, faça a postagem por Sedex ou carta registrada, para ser notificado quando cliente receber a correspondência.
2. Inclua os dados da cobrança
Não se esqueça de incluir os dados na carta de cobrança para que o cliente consiga efetuar o pagamento. São eles:
- nome da empresa;
- endereço;
- CPF ou CNPJ;
- mercadoria ou serviço;
- saldo;
- prazo de pagamento;
- número do contrato;
- contato para negociação.
3. Avalie o tom da mensagem
Escolha bem as palavras ao elaborar a mensagem. A carta de cobrança deve ser escrita de forma que não cause constrangimento ao cliente, em um tom direto, mas amigável, sem agressividade.O código do consumidor é bem enfático quanto a isso. No código 42, o texto diz:
“Na cobrança de débitos, o consumidor inadimplente não será exposto a ridículo, nem será submetido a qualquer tipo de constrangimento ou ameaça”.
Se houver humilhação ou coação, a empresa pode levar uma multa e ter seus responsáveis detidos por 3 meses a 1 ano.Para evitar esse tipo de problema, confira um modelo simples que pode ser usado como referência na elaboração da sua carta de cobrança:Cidade, dia, mês e ano.Prezado ___________, Notamos que o pagamento referente a compra de ____________, no valor de _______, ainda não foi quitado.Por favor, efetue o pagamento até o dia _______.Caso já tenha feito isso, desconsidere essa mensagem.Se precisar falar conosco, entre em contato pelo telefone _________ ou pelo e-mail _________.Atenciosamente,____________ (nome e cargo)
4. Avalie outros canais de contato
Como dito anteriormente, o e-mail é o formato mais usado para cartas de cobrança, pois permite um conteúdo mais completo.Porém, hoje em dia muita gente prefere a agilidade de outros canais digitais, como o WhatsApp ou o SMS. Por isso, procure utilizar esses recursos como apoio à carta de cobrança — mas mantendo o e-mail como contato principal.Outro ponto importante é jamais usar redes sociais para tratar desse tipo de assunto, nem mesmo nas funções privadas. O potencial de compartilhamento, fraudes e exposição dos dados nesse ambiente é muito alta. Não vale correr o risco.Agora que você já sabe como elaborar uma carta de cobrança, que tal colocar o que aprendeu em prática? Esse recurso aumenta suas chances de obter os pagamentos de clientes inadimplentes, pois é um meio amigável e flexível de fazer cobranças. É vantajoso tanto para o cliente quanto para o seu negócio!
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