Área de controladoria empresarial: o que é, função e vantagem

A área de controladoria dentro de uma empresa tem como objetivo exercer um rígido controle organizacional. Mas, quando e como implementar esse modelo dentro da empresa? E como usar essa área para se manter competitivo, mesmo em tempos de crise?Segundo dados do levantamento de Demografia das Empresas e Estatísticas de Empreendedorismo realizado pelo IBGE (Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística), nos últimos anos, o Brasil registrou o fechamento de 316.680 empresas devido a má gestão de recursos.Agora, diante da crise econômica trazida pela pandemia do novo coronavírus (COVID-19), adotar outras medidas de controle financeiro nas empresas ou ajustar as boas práticas já empregadas é essencial para sustentar a competitividade do negócio no mercado.Uma das diligências mais estratégicas para o momento é implantar uma área de controladoria na empresa. Para isso, o gestor deverá seguir os seguintes passos:

• estruturar a equipe profissional;
• escolher a estrutura operacional;
• integrar as áreas do negócio;
• utilizar as ferramentas mais adequadas.

Se você quiser saber a importância da resiliência financeira para o negócio, recomendamos a leitura do artigo, "Por que a resiliência financeira de sua equipe é mais importante do que nunca?". Mas afinal, você sabe o que faz a área de controladoria e qual a sua importância para o negócio?Continue acompanhando este post e veja tudo em detalhes. Preparamos um guia completo para te ajudar a implantar uma estrutura de controladoria na sua empresa. Boa leitura!

O que é controladoria?

Criada no começo do século passado nos Estados Unidos, a controladoria é uma área gerencial estruturada com a finalidade de exercer rígido controle organizacional.No Brasil, sua origem é mais recente, as empresas começaram a adotar suas orientações na década de 60, período em que o país vivia uma forte movimentação econômica.A área de controladoria é considerada um segmento de atuação dupla, pois pode ser empregada tanto na contabilidade (Controladoria Contábil) quanto na administração (Controladoria Administrativa).De maneira estratégica, ela faz uso combinado dessas especialidades para coletar e gerar dados essenciais que assegurem uma movimentação orçamentária inteligente e sustentável.Em outras palavras, a área de controladoria realiza a manutenção do modelo de gestão econômica da organização.Por isso, implantar uma área de controladoria é um expressivo diferencial competitivo.Mais do que dar dinâmica, ordem e segurança às operações, a área estrutura a sua estabilidade econômica no mercado.Diante da crise, a implantação dessa solução se torna ainda mais significativa.Embora o brasileiro tenha noção de empreendedorismo, a ausência de uma área de controladoria estruturada pode comprometer a qualidade da sua gestão empresarial. Afinal, ela está diretamente ligada a sua sustentabilidade.

Quais são as vantagens de contar com a área de controladoria na empresa?

Implantar uma área de controladoria é importante porque reforça o comando estratégico do controller (gestor da área) sobre operações essenciais para os resultados econômicos da empresa.Isso porque, como vimos anteriormente, a controladoria engloba tanto a contabilidade quanto a administração em seus processos, envolvendo por consequência atividades como:

• o planejamento estratégico,
• gestão financeira estratégica,
• operações comerciais,
• relacionamento com fornecedores,
• validações fiscais, e assim por diante.

Desta forma, as principais vantagens de implantar uma área de controladoria são:

• centralizar dados estratégicos em um único segmento;
• integrar todas as áreas da empresa;
• identificar e corrigir desvios ou falhas;
• estruturar planos de investimento e aplicação;
• melhorar a transparência das atividades;
• fornecer e compartilhar dados com segurança;
• facilitar a tomada de decisões;
• fazer a gestão de riscos estratégicos;
• buscar novas soluções em produtividade;
• assegurar operações em conformidade com o fisco, órgãos públicos e a legislação brasileira;
• acompanhar os orçamentos planejados;
• engajar colaboradores junto ao orçamento;
• facilitar a criação de relatórios gerenciais e financeiros;
• economizar recursos (tempo e dinheiro);
• evitar roubos e fraudes;
• fazer previsões estratégicas do futuro do negócio;
• melhorar a visualização do cenário geral da organização.

Por meio da adoção de ferramentas e recursos técnicos de análise estratégica, o controller pode racionalizar o uso dos recursos do negócio, visando cumprir a gestão de metas específicas com mais velocidade e precisão.No vídeo abaixo você tem acesso a um caso de sucesso de empresa que implantou a área de controladoria. Confira!

Quais as funções da área de controladoria na empresa?

Implantar uma área de controladoria, como o próprio nome sugere, pressupõe a estruturação de metodologias de controle.Padrões de qualidade são desenvolvidos, baseados no planejamento estratégico e no planejamento financeiro empresarial, para guiar as condutas e políticas internas e as decisões táticas do negócio.Por envolver operações de importância global, todas as equipes, de todos os níveis hierárquicos, devem ser envolvidas.Com esses padrões, a controladoria monitora os impactos dos atos administrativos e contábeis, avaliando as possíveis formas de otimizar os seus resultados. O monitoramento abrange atividades como:

• custos relativos à contabilidade;
• gestão de custos e despesas;
• orçamento empresarial;
• formação do preço de venda;
• estratégias para captação de recursos;
• avaliação da produtividade e performance dos colaboradores;
• fluxo de caixa.

Diante disso, as principais funções da área de controladoria são:

• Planejamento: delimitação de um projeto para atingir um objetivo específico;
• Organização: estruturação organizada de processos e procedimentos para alcançar tal objetivo;
• Direção: separação eficiente das tarefas, sempre considerando os limites da gestão;
• Controle: mensuração da qualidade e eficiência dos projetos, pautados pelo objetivo.

Assim, fica evidente que implantar uma área de controladoria impacta todo sistema empresarial e exigirá o comprometimento de todos os profissionais envolvidos.

Quais as diferenças na atuação da área de controladoria e a de contabilidade?

Grosso modo, a contabilidade trabalha para demonstrar os resultados financeiro que a empresa obteve em um determinado período, garantindo operações em conformidade com a lei. Já a área de controladoria assegura o cumprimento de metas específicas do planejamento estratégico por meio de:

• planejamento,
• controle,
• analise atividades financeiras,

Ao implantar uma área de controladoria na empresa, ambas áreas trabalham em conjunto (gestor contábil e o controller) para otimizar os resultados do negócio e preservar a sua situação legal.Desta forma, diversas funções estratégicas, que vão além do gerenciamento contábil, podem ser trabalhadas seguindo essa lógica. Dentre elas:

• a criação de um orçamento,
• um plano de diretrizes,
• análises de balanço,
• planos de ação de curto, médio e longo prazo,
• objetivos SMART (Specific, Measurable, Attainable, Realistic e Time-Bound), e assim por diante.

Entenda o que são objetivos SMART no vídeo abaixo.A partir da análise da sua real situação e das projeções futuras realizadas pela controladoria, a contabilidade pode reunir dados e fiscalizar todos os registros contábeis, para não tenha nenhum problema.Portanto, a grande diferença entre a Contabilidade e a Controladoria é o próprio conhecimento contábil.Existe uma relação de dependência mútua entre essas duas áreas, sua atuação conjunta permite que todas as operações de coleta, registro, análise, interpretação e aplicação ganhem precisão e segurança.Consequentemente, a organização ganha qualidade funcional e competitividade no mercado.

Como saber se minha empresa precisa de uma área de controladoria?

Para saber se a sua empresa precisa implantar uma Área de Controladoria, é preciso realizar uma análise organizacional bem criteriosa. Isso quer dizer que o gestor deverá avaliar alguns pontos excepcionais, confira-os a seguir.

Metas do negócio

É fato que um planejamento bem executado é imprescindível para o sucesso de qualquer negócio. Afinal, toda empresa deve saber:

• aonde quer chegar,
• de que forma conquistará esse objetivo,
• como fará para maximizar a sua eficiência nessa jornada.

O gestor deverá avaliar se, atualmente, a empresa caminha alinhada aos seus objetivos estratégicos e se implantar uma área de controladoria aprimoraria esse direcionamento.

Oscilação do mercado

Outro ponto importante que o gestor deve se atentar é a oscilação do mercado. Entre as questões que deverão ser monitorados rigorosamente, já que influenciam diretamente a saúde financeira da empresa, estão:

• mudanças e variações na economia,
• as preferências do consumidor,
• as ações da concorrência, dentre outros.

Assim, ele deve analisar se, no presente, a empresa realiza essa análise com agilidade e eficiência e se Implantar uma Área de Controladoria otimizaria essa mensuração.

Controle de dados

Controlar os dados produzidos interna e externamente é uma atividade fundamental de gestão.Diante disso, o gestor deverá considerar se:

• o atual modelo de negócio possibilita o uso de dados para prever situações futuras e proteger o negócio,
• se esses dados são suficientes,
• se é possível visualizar o cenário macro do negócio por meio dessas informações,
• se todos os setores podem usar o mesmo banco com tranquilidade e eficiência.

Ademais, também é necessário avaliar se a implantação de uma Área de Controladoria poderia relacionar tais informações e facilitar a tomada de decisões estratégicas.Com isso, o gestor pode compreender se há a necessidade ou não de implantar uma área de controladoria na empresa.Vale pontuar que suprindo as demandas apontadas, a área assegura o crescimento sustentável do negócio.

Quais são os passos para essa implementação?

Entendido o que é e como funciona a área de controladoria, vamos explorar agora os principais passos para implantar uma Área de Controladoria.

1. Estruturar a equipe profissional

Antes de mais nada, para implantar uma área de controladoria eficiente, os gestores deverão estruturar a sua equipe profissional.Para isso, eles poderão aproveitar funcionários já admitidos e criar uma equipe interna ou recorrer à terceirização dos serviços.Veja a diferença entre as opções a seguir.

Promoção interna

No caso da promoção interna, é indispensável escolher colaboradores de confiança, que sejam aptos, qualificados e inclinados a tais operações. Ou seja, eles devem ter conhecimentos aprofundados em:

• contabilidade,
• administração,
• direito,
• economia,
• estatística,
• matemática.

Algumas atividades que eles devem dominar são o funcionamento de:

• um planejamento tributário,
• atualizações legais sobre o setor,
• manuseio de recursos digitais específicos,
• geração e análise crítica de relatórios, dentre outros.

Por se tratar de colaboradores antigos que já conhecem todos os mecanismos da empresa e acompanham a real situação, a adaptação à nova área pode ser mais simples.Além disso, essa promoção representa uma economia de custos para a empresa (não será necessário estruturar operações de recrutamento e seleção).

Contratação externa

No caso da contratação externa, é importante buscar por empresas que sejam especializadas em controladoria.Implantar uma área de controladoria externa pode trazer rapidez e eficiências as operações analíticas da empresa, já que a prestadora de serviços tem a experiência e o know-how necessários para isso.Essas empresas de consultoria, certamente, contam com uma equipe em constante aprimoramento, que ofereçem as soluções mais modernas do mercado para estruturar e gerir a controladoria com primazia.Contudo, embora as vantagens pareçam gritantes, é indispensável que o gestor avalie criteriosamente cada uma das opções disponíveis. Isso porque como se trata de um serviço terceirizado, a atenção, o compromisso e a disposição dessa equipe especializada serão compartilhados com outras diversas organizações.Portanto, alguns dados devem ser buscados e avaliados antes da contratação desse serviço, entre eles:

• referências de outras empresas,
• metodologias empregadas,
• suporte técnico,
• tempo de atendimento,

2. Escolher a estrutura operacional

Escolhido qual o tipo de equipe que será usado ao implantar uma área de controladoria, o próximo passo é escolher a sua estrutura operacional.Existem duas: a cópia do sistema solar e a pirâmide. Veja a seguir suas diferenças.

Cópia do sistema solar

Na estrutura que copia o sistema solar, a controladoria deve ser o centro das operações organizacionais. Em outras palavras, ela deve ser o Sol, cujas atividades mais importantes para a empresa giram ao seu redor.As atividades envolvidas nesse sistema são:

• planejamento,
• orçamento,
• projeções,
• controle,
• administração de capital,
• negociação,
• diagnóstico,
• acompanhamento,
• estruturação,
• simulações de cenários, dentre outros.

Pirâmide

Implantar uma área de controladoria na empresa, seguindo a estrutura em pirâmide, implica na verticalização do fluxo de informações, em que elas fluem de cima para baixo.A controladoria fica no topo da pirâmide e é a responsável pelo fornecimento de dados para as demais atividades do negócio, que são a financeira, contábil e operacional.

3. Integrar as áreas do negócio

O terceiro passo para implantar uma área de controladoria é a integração das áreas do negócio.Como já frisamos no decorrer deste post, a controladoria deve estar plenamente integrada a todas as áreas da empresa, já que monitora dados essenciais para as suas tomadas de decisões.Portanto, as formas de interação deverão ser estruturadas, considerando:

• a qualidade do fluxo de informação,
• o percurso mais inteligente,
• a demanda de cada área, e assim por diante.

Além disso, esses dados são indispensáveis para gerar relatórios estratégicos que conduzirão o desenvolvimento e evolução organizacional. Alguns dos relatórios mais usados no mercado são:

• DRE (Demonstrativo de Resultados do Exercício);
• DFC (Demonstrativo de Fluxo de Caixa);
• BP (Balanço Patrimonial);
• ciências aplicadas.

4. Utilizar as ferramentas mais adequadas

Por fim, escolhido o tipo de equipe que atuará na área de controladoria, a estrutura operacional que conduzirá os processos e os mecanismos de integração de áreas, o gestor deve escolher as ferramentas mais adequadas para auxiliar esse gerenciamento.Inicialmente, o recomendado é que recursos mais simples como planilhas sejam empregados para efetuar o controle do negócio.Gradualmente, o gestor poderá adotar soluções mais sofisticadas de monitoramento e migrar suas operações.Esse processo é importante para assegurar que a equipe tenha domínio total da área antes de implantar mecanismos mais avançados e complexos.As principais ferramentas adotadas no mercado são:

• Balanced Scorecard (BSC);
• Custeio baseado em atividades (Custeio ABC);
• Administração baseada em atividades (ABM);
• Economic Value Added (EVA).

Quais são os principais desafios para implementar essa área na empresa?

Implantar uma Área de Controladoria, setor responsável pelo controle econômico-financeiro da empresa, pode trazer alguns desafios pontuais. Confira a seguir os mais comuns.

Adequar processos planejados a cenários reais

O primeiro desafio de implantar uma área de controladoria é a adequação dos processos planejados aos cenários reais do negócio.Em muitos casos, esses processos são bastante ambiciosos e acabam sendo incompatíveis com a realidade da empresa.Para planejar essas operações, é importante que a equipe mantenha a coerência aos contextos organizacionais e as potencialidades internas da empresa.Desta forma, possíveis frustrações são evitadas e as atividades propostas ganham fluidez e resultados mais efetivos.

Ajustar o processo financeiro à maturidade da empresa

Outro desafio que o controller pode passar ao implantar uma área de controladoria é ajustar o processo financeiro à maturidade organizacional.Isso quer dizer que o gestor deve analisar o cenário financeiro da empresa antes de traçar estratégias. Afinal, é incoerente apostar em propostas que a empresa não consiga sustentar e é ineficiente propor processos inferiores às possibilidades do negócio.Portanto, para assegurar operações compatíveis a maturidade da empresa, o gestor deverá corrigir determinados processos financeiros e ajustar algumas de suas propostas.

Reduzir o tempo de consolidação do orçamento

O tempo gasto para consolidar o orçamento também é um desafio significativo nesse processo.Algumas empresas têm como prática a elaboração de orçamentos colaborativos, o que envolve um volume expressivo de participantes e um intervalo significativo para aprovações.A fim de trazer maior fluidez, o controller deve, sempre que possível, direcionar a redução do tempo de consolidação do orçamento.Para isso, a controladoria deve ser voltada para a gestão e controle do orçamento, assegurando que o planejamento de investimentos seja feito com mais precisão para facilitar e agilizar as tomadas de decisões.

Projetar cenários adequadamente

Outro desafio de implantar uma área de controladoria na empresa é projetar os cenários adequadamente.Por não conhecer a realidade do negócio a fundo, essas projeções acabam sendo ilusórias.Para evitar isso, o controller deve usar a análise de balanços como apoio para a contabilidade gerencial.Assim, uma percepção mais sólida quanto à abrangência da empresa pode ser entendida e projeções mais coerentes podem ser criadas.Traçar adequadamente os cenários é um recurso de grande relevância para a tomada de decisões no âmbito empresarial. Certamente, isso contribuirá para a cultura de crescimento organizacional.

Reunir e agrupar informações de forma acessível

Ter uma logística administrativa organizada e eficiente para o fluxo de dados é outro desafio de implantar uma área de controladoria.A falta de uma disposição adequada e acessível para as informações dificulta todos os processos de monitoramento, por isso prejudica a eficácia da controladoria.Para permitir que a área funcione devidamente, o controller deve estruturar sistemas alternativos que garantam acesso fácil, rápido e integrado.Desta forma, podemos concluir que, além de ser um setor com elevado potencial estratégico para a empresa, a área de controladoria também permite integrar os diversos setores internos do negócio.Ao implantar uma área de controladoria, sua empresa pode otimizar o seu gerenciamento estratégico e acompanhar as finanças rigorosamente, possibilitando diagnósticos mais precisos e tomada de decisões mais assertivas.

Novas opções para controle financeiro estratégico

É indispensável ter um planejamento financeiro empresarial que considere todos os gastos da empresa, realizando uma previsão no início do período e acompanhando seu cumprimento.Implementar novas formas de gerenciar custos e despesas pode ajudar sua empresa a fazer uma melhor gestão financeira do negócio. Um exemplo é o Xerpay um novo produto da Xerpa, de salário on demand, que empresas de todos os setores podem oferecer como benefício corporativo aos funcionários e crescer em lealdade e produtividade.Assista ao vídeo abaixo e fale com um especialista e descubra ainda mais ganhos que a sua empresa pode ter ao oferecer um benefício como o Xerpay.