Comunicado interno é uma forma privativa de divulgação de informações relevantes para a empresa, sejam acontecimentos, eventos, informativos, estratégias. Tais comunicados são essenciais para garantir que todos os colaboradores estejam a par das questões e decisões mais importantes da organização.Passar uma mensagem aos colaboradores não é tão simples quanto parece. Inúmeras variáveis estão envolvidas nesse processo: área de atuação da empresa, número de colaboradores, grau de importância da mensagem, qual setor a mensagem se direciona, o propósito, entre outros. Além disso, é preciso definir qual o melhor formato e canal de transmissão.Uma comunicação mal feita pode gerar ruídos, mas entendimentos, interpretações equivocadas e situações problemáticas. Consequentemente, cria-se um mal estar generalizado que compromete o relacionamento entre os colaboradores, a eficiência do trabalho e aumenta o turnover. Confira, neste post, os modelos de comunicados internos eficazes, que vão otimizar a comunicação da empresa e aumentar a confiança entre os seus colaboradores!
O que colocar em um comunicado interno?
Os comunicados internos não são compostos somente por avisos sobre a empresa - são muito mais estratégicos. Além de trazer diversos informes do cotidiano e divulgar ações de endomarketing, eles também fomentam elementos da cultura organizacional da empresa que precisam ser reforçados. Podem ser tratados diversos assuntos:
- pedidos de trabalho;
- avisos de reunião;
- missão, visão e valores;
- metas mensais/semestrais/anuais;
- parabenizações;
- diferenciais da organização;
- informes pontuais;
- estratégias;
- notas de falecimento;
- eventos;
- projetos em planejamento/em andamento/finalizados.
Como envolve a essência da organização, é fundamental que feedbacks sejam recebidos para que a eficácia do modelo de comunicado interno seja avaliado.
Quem recebe esses comunicados?
Os comunicados internos podem ser enviados para qualquer pessoa ou setor de uma organização. Para isso, é preciso estar atento ao público-alvo, já que o formato, linguagem, modelo e canal de transmissão variam de caso para caso.
Qual canal de transmissão é mais indicado?
Tenha a tecnologia a seu favor! Quando o comunicado interno é vinculado ao cenário virtual, qualquer funcionário pode acessá-lo em qualquer lugar, em qualquer momento. Além disso, é possível cotar quem visualizou ou não visualizou a mensagem enviada.Alguns exemplos de canais virtuais:
- newsletter;
- e-mail organizacional;
- WhatsApp business;
- redes sociais corporativas.
Outra vantagem do modelo de comunicado interno virtual é que os colaboradores que trabalham externamente não seriam afetados, sejam eles em home-office, terceirizados, em uma folga, etc.Essa é uma grande facilidade que o meio impresso não oferece. Geralmente, o modelo de comunicado interno impresso é exposto em um espaço comum da organização, visando que todos tenham o bom senso de se informar. Contudo, a leitura do informe não é garantida.
Quem cria os comunicados internos?
Os informes e modelos de comunicado interno são desenvolvidos pelo RH (Recursos Humanos) ou departamento de Comunicação da empresa. Seu conteúdo é previamente elaborado, seguindo o planejamento estratégico da organização.
Como criar um comunicado interno?
Para elaborar um bom comunicado internopara os funcionários é preciso levar em consideração alguns pontos principais. Tais como:
Assunto principal a ser explorado
A primeira coisa que você deve se perguntar é: Você abre qualquer e-mail? Não! Ninguém abre. Por isso é essencial que o assunto a ser explorado no comunicado interno seja atrativo e relevante para o colaborador.Em alguns casos, é mais eficiente que o líder direto do setor ou grupo de funcionários repasse o comunicado. Contudo, o envio virtual do informe é um reforço ao repasse verbal. Além disso, serve como garantia de que a mensagem foi devidamente enviada.Alguns casos em que ambos modelos de comunicado interno - envio do e-mail e repasse do líder - são essenciais:
- aviso de emenda de feriado;
- comunicado sobre palestras, workshops, cursos;
- aviso ou convocação de reuniões;
- lembretes de práticas fundamentais da organização;
- permissões ou restrições que devem ser zeladas pelos colaboradores.
A linguagem empregada para cada situação
A linguagem empregada é de extrema importância para garantir um entendimento de qualidade. A escolha dependerá da cultura organizacional da empresa, do objetivo do comunicado interno, do público alvo e do assunto abordado.Um convite a uma confraternização não pode ser comunicada da mesma forma que uma convocação para uma reunião extraordinária. E assim por diante.Cada caso é um caso, por isso é essencial que a equipe de RH e/ou Comunicação levem em consideração o contexto atual da empresa. E assim, otimizar o relacionamento interno da organização.
O segredo é a objetividade
A objetividade é um dos principais aspectos do comunicado interno para funcionários. Quanto mais claro e direto, mais fácil será o entendimento e memorização do conteúdo explorado.Uma mensagem prolixa, cheia de termos difíceis, siglas, dificilmente será uma ferramenta eficaz de comunicação.
Modelos de comunicado interno
Para te ajudar, confira a três modelos de comunicado interno:
1. Modelo de comunicado interno para reuniões
Para: Setor X
De: Diretoria
Assunto: Convocação para REUNIÃO
Nós da diretoria convocamos todo setor X para a reunião trimestral sobre os resultados das vendas. Assim como as reuniões anteriores, convidamos a todos que tragam ideias de melhorias para potencializarmos os resultados da empresa.
Reúnam seus relatórios, vamos planejar as metas para o próximo trimestre.
A reunião acontecerá na sala de conferências no dia xx/xx/xx, às x horas. Contamos com a presença de todos.
[Nome]
[Cargo]
2. Modelo de comunicado interno para comunicado impessoal
Para: Colaboradores
De: Diretoria
Assunto: REUNIÃO OBRIGATÓRIA
Prezados colaboradores.
Informamos que a reunião trimestral de análise de resultados acontecerá na próxima terça-feira, xx/xx/xx, na sala de conferências às x horas.
Apresentaremos os indicadores de desempenho no último trimestre e os planejamentos para o próximo período.
A presença é obrigatória. Pedimos que não se atrasem, para não atrapalhar o andamento da reunião.
Atenciosamente,
[Nome]
[Cargo]
3. Modelo de comunicado interno descontraído
Para: Equipe
De: Diretoria
Assunto: REUNIÃO TRIMESTRAL
Como já é tradição na empresa, vamos nos reunir para falar sobre os nossos resultados do primeiro trimestre e projetar os próximos passos e metas.
Tem ideias sobre como melhorar nosso trabalho? Ajude a gente a enxergar além dos números! Vamos conversar sobre o que foi legal e o que precisamos corrigir.
A reunião acontecerá na próxima terça, xx/xx/xx, na sala de conferências às x horas.
Contamos com a presença de todos. Até lá!
[Nome]
[Cargo]
Existem diversos modelos de comunicado interno que a sua empresa pode empregar. Tenha sempre em mente os principais passos e faça da comunicação uma ferramenta estratégica para otimizar o relacionamento e a confiança dos seus colaboradores.
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