A revolução digital tem ajudado a simplificar e automatizar processos nos mais diversos setores dentro de uma empresa — e a folha de pagamentos não fica de fora. Se você ainda não conhece o contracheque online, não pode perder essa oportunidade de conferir suas principais vantagens.A digitalização da folha de pagamento agiliza as rotinas de RH, trazendo uma economia não só de papel, mas também de tempo da equipe. Uma atividade manual que chega a levar algumas horas todos os meses pode ser reduzida a apenas alguns minutos quando feita na versão online.Uma ferramenta mais moderna como essa também já prepara a empresa para se adaptar aos requerimentos obrigatórios do e-Social, que se beneficiariam de uma maior integração dos dados.Neste post vamos explicar o que é o contracheque online, suas vantagens e como implementá-lo na sua empresa. Acompanhe!
O que é o contracheque online?
O contracheque (ou holerite) online nada mais é do que o demonstrativo de vencimentos mensais — que toda empresa deve disponibilizar para cada funcionário — porém em formato digital em vez da tradicional versão impressa.Ele pode ser enviado por e-mail ou disponibilizado em uma página online. Esta teria um acesso seguro, protegido por senha — opção mais recomendada para maior segurança dos dados do funcionário.A entrega do contracheque por via digital é permitida por lei. Mas, se o funcionário exigir a versão impressa a empresa deve fornecê-la. Trabalhadores sem acesso ao computador em seu ambiente de trabalho também devem ter a opção de receber a versão impressa.Além disso, é preciso ter atenção às Convenções Coletivas de Trabalho. Deve-se consultar a existência de regras específicas que devem ser consideradas antes de migrar totalmente para um modelo online.A versão digital só pode ser emitida por um sistema de gestão, o que por sua vez já previne erros decorrentes de cálculos manuais. Além disso, permite uma maior integração dos dados e é muito mais rápido.
Quais as vantagens do contracheque online?
A adoção do holerite digital, como parte de uma solução que automatiza processos de gestão de folha de pagamento, traz uma série de benefícios, tanto para empregador quanto para funcionário:
Economia
O primeiro benefício mais óbvio é a redução de gastos com papel para a impressão de todos os contracheques. A empresa também economiza energia, equipamentos e até mesmo espaço físico para armazenamento.A redução do tempo gasto com a impressão e entrega dos contracheques também libera a equipe de RH para outras atividades mais estratégicas. Quanto mais funcionários a empresa tiver, maior será a redução no tempo da tarefa.
Rapidez
A agilidade ao gerar o contracheque online economiza tempo: não apenas na preparação dos documentos, mas também em todo o procedimento de entrega manual dos contracheques e devolução dos recibos assinados.O contracheque online fica disponível para consulta quase que instantaneamente. Como o comprovante de depósito em conta-salário dispensa o requerimento de assinatura do funcionário. Assim, o processo fica muito mais ágil.
Facilidade
O recebimento do contracheque por via digital também é muito mais conveniente para os funcionários. As chances de ter o papel perdido ou danificado e precisar entrar em contato com o RH para pedir uma 2ª via são nulas.Caso aconteça alguma coisa com o documento digital, é só entrar no sistema e pegar uma nova cópia. O sistema de gestão também já consolida diversas informações. Isso otimiza os processos internos de RH e garantindo maior confiabilidade dos dados.
Segurança
O contracheque online oferece muito mais segurança aos funcionários, já que o acesso ao documento é protegido por senha. A versão digital também reduz os riscos de extravio ou exposição acidental dos dados pessoais dos colaboradores.A facilidade no armazenamento também traz maior segurança ao trabalhador. Isso pois este precisa guardar todos os comprovantes de salário até o momento da sua aposentadoria, a fim de evitar problemas na hora de receber seus direitos.
Integração
Um sistema de gestão que permita a automatização dos processos de folha de pagamento e geração de contracheques online também garante uma integração maior dos dados dos funcionários.A integração e consolidação de dados, assim como a automatização de processos, garantem maior segurança e precisão na prestação de contas que deve ser feita aos órgãos oficiais do governo tais como a Receita Federal, INSS, Ministério do Trabalho e Emprego, e assim por diante.Esta prestação de contas, que é feita de forma unificada por meio do e-Social, requer mais do que nunca a consolidação dos dados para evitar discrepâncias. Afinal, erros podem incidir em graves multas para a empresa.Após a leitura desse artigo, recomendamos que você baixe esse eBook gratuito. Nele você entenderá formas e estratégias para evitar multas! Responda o formulário e receba agora mesmo:Além de toda a economia e agilidade que o contracheque online pode propiciar, sua infraestrutura também colabora na preparação para o e-Social, pois garante-se uma prestação de contas de acordo com o formato exigido pelo sistema.
Por que adotar o contracheque online?
Como é possível perceber, a migração de um método tradicional para o digital exige tempo e investimento. Porém, é uma despesa que tem seu retorno garantido.A digitalização do processo garante maior agilidade na disponibilização dos contracheques aos funcionários. Isso proporciona maior segurança e redução do risco de erros.Além da economia com papel e tempo dos funcionários, a empresa garante o cumprimento de prazos. Evita-se, assim, encargos desnecessários com possíveis multas decorrentes de cálculos incorretos na folha de pagamento.Lembrando que um sistema moderno e integrado, com dados confiáveis, não beneficia apenas a empresa. Além de facilitar a prestação de contas aos órgãos governamentais, também gera relatórios de qualidade para o próprio controle financeiro empresarial.Um sistema que permita integrar as informações da folha de pagamento dos funcionários com outros relatórios financeiros ajuda a prever o fluxo de caixa. Além disso, melhora o planejamento estratégico e facilita a vida do gestor na hora de tomar decisões de risco.Com todos esses benefícios e funcionalidades, incorporar a tecnologia de um sistema de gestão moderno pode ser uma ferramenta importante para proteger a sua empresa e garantir o seu sucesso.Existe uma variedade de soluções de gestão no mercado, além de consultorias especializadas. Cabe a cada empreendedor identificar qual é a opção que melhor atende às necessidades específicas do seu negócio.Gostou dos benefícios do contracheque online e quer saber mais sobre o assunto? Baixe o nosso e-book agora mesmo!
Ultima atualização
12
de
Dezembro
del
2022
