A montagem da folha de pagamento é um dos processos burocrático mais importantes da empresa. A questão é que mesmo com a automação tendo facilitado esse processo muitas organizações ainda confiam na folha de pagamento no Excel.O problema é que a construção da folha de pagamento mensal é recheada de detalhes e quanto mais o processo for manual, maior a incidência de erros - que podem gerar processos trabalhistas.E dentro do cenário da folha de pagamento no Excel o armazenamento não é seguro, os cálculos podem ser falhos e o tempo para a montagem da folha é muito grande. Tomando assim longos dias de trabalho de um RH que podia estar focado em questões estratégicas.Sem contar que a automação da folha permite maior agilidade do trabalho e maior segurança de dados. Neste artigo vamos mostrar os principais benefícios da automação da folha de pagamento e os riscos de fazer ela no Excel. Acompanhe!
Otimizando a montagem da folha de pagamento
A folha de pagamento no Excel, devido às inúmeras ferramentas tecnológicas que surgiram no mercado, acabou ficando ultrapassada. E isso ocorreu principalmente pela enorme incidência de erros que ela pode causar.Neste cenário, os softwares de pagamento aparecem como uma alternativa que permitiu grandes benefícios nesse processo rotineiro do departamento pessoal. Abaixo selecionamentos os principais motivos para você automatizar sua folha de pagamento no Excel. Confira!
- Menor incidência de erros;
- Mais agilidade na finalização da tarefa;
- Maior controle no armazenamento de dados;
- Emissão de relatórios mais completos;
- Centralização de documentos.
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1. Menor incidência de erros
O grande problema da folha de pagamento no Excel é a incidência de erros. Questão que pode ser sanada caso a empresa opte pela automatização dos processos. Já que por meio dessa implementação essa rotina mensal pode ser facilitada.Isso porque os cálculos automáticos do software facilitam a vida dos profissionais do departamento pessoal. Minimizando as chances de erro humano em casos de distração ou desorganização ao longo da tarefa.Sem contar que a complexidade das fórmulas e planilhas na folha de pagamento no Excel abrem também vários precedentes para um erro de cálculo. Seja na hora de digitar um dado, valores de alíquotas não atualizadas ou até um equívoco no momento de cruzar os dados. Qualquer erro nesse caso pode trazer a empresa uma multa ou um processo trabalhista. Com o software de folha de pagamento o processo se torna mais rápido e preciso. Com dados gerados de forma automática exigindo apenas uma conferência por parte do departamento pessoal.
2. Mais agilidade
Na folha de pagamento no Excel o processo de construção é lento por ser todo manual em sua inserção de dados. Dependendo do número de funcionários da empresa é comum que o setor responsável fique dias dedicado a fechar a folha.E isso pode atrasar pagamentos e outras atividades internas. Esse, inclusive, é um dos motivos que fazem com que empresas tenham no seu dia a dia um software de folha de pagamento. Com ele há maior agilidade no processo, já que tudo é gerado de forma automática. Impactando diretamente não só nos pagamentos em dia, mas na gestão de benefícios, agenda de obrigações, integração da informação e na distribuição de holerites.Tudo isso feito em poucos cliques, sem exigir do departamento pessoal um tempo tão grande de execução como na construção da folha de pagamento no Excel.E o principal benefício disso é que os profissionais do departamento pessoal podem se dedicar a questões mais estratégicas. Que tenham a ver principalmente com o engajamento dos colaboradores e retenção de talentos.
3. Maior controle no armazenamento
Os processos manuais, além de oferecerem maior incidência de erros, podem comprometer a segurança dos documentos. É comum que diante de uma pilha de papéis alguns se percam ou seja difícil de achá-los.Dentro do PC isso também é comum, pela quantidade de arquivos que são armazenados diariamente por nós ao longo do trabalho. E a folha de pagamento no Excel pode se perder. Cria-se o risco de não sabermos mais onde determinado documento foi salvo. Pode acontecer também de apagarmos ele de forma acidental, ou por uma pane no computador, queda de luz e etc.Para evitar esse cenário de prejuízo para a empresa, o software de folha não só evita que isso aconteça, mas facilita o acesso aos dados por parte dos setores responsáveis.No software tudo é automatizado e atualizado constantemente, possibilitando uma segurança maior de armazenamento dos dados, em um só lugar. Sem contar a facilidade de acesso a qualquer dado e informação sobre determinado colaborador.
4. Emissão de relatórios mais completos
A burocracia da folha de pagamento no Excel só permite a exposição de dados inseridos de forma manual. Sendo assim não oferece ao departamento pessoal a possibilidade de tomada de decisões estratégicas com base em relatórios mais completos.Relatórios referentes não só a informações financeiras. Eles contém também dados pessoais, valores de recolhimentos dos impostos, informe de rendimento, horas extras, relatório de cadastro, relação de funcionários, provisão de férias e 13º e ficha de registro.Esses são alguns dos inúmeros relatórios individuais que um software de gestão de folha de pagamento oferece ao departamento pessoal de forma rápida e eficaz.Cenário que seria impossível de se imaginar em uma folha de pagamento no Excel. Principalmente pela complexidade que uma tabela com tantos recursos exigiria do setor em sua construção.
5. Centralização de documentos
Ter tudo em um lugar pode facilitar não só a busca por um documento, mas permitir a integração dos dados entre as equipes.Se na folha de pagamento no Excel é necessário explicar sua tabela para cada pessoa que abri-la, dentro do software de folha de pagamento as funcionalidades são compartilhadas sem segredos e de maneira rápida. Assim o trabalho se torna mais dinâmico e em tempo real - qualquer pessoa que precisa do acesso, terá maior facilidade para interpretar os dados e planilhas contidas na ferramenta. Trazendo esse grande benefício a empresa de aumentar a amplitude de informações entre os setores e diminuindo o tempo gasto com burocracias.
A folha de pagamento no excel está ultrapassada
A folha de pagamento no Excel perdeu muito espaço nos últimos anos graças às inúmeras formas de tecnologia que a substituíram. Isso porque os processos manuais davam muita abertura para uma grande quantidade de erros, tornando o processo lento e custoso.A automação resolveu o problema da folha de pagamento, permitindo que vários setores diminuíssem o tempo com burocracia e focassem mais na parte estratégica da empresa. E não só isso, além de agilizar o processo, ela diminuiu as chances de erros em cálculos e dados - o que diminui as chances de multas e processos trabalhistas.Portanto, é essencial que, em um mercado tão competitivo, se diminua o tempo com burocracias, como na folha de pagamento no Excel, por exemplo. E isso só é possível se a empresa se dispõe a inovar, implantando um sistema de automação eficaz.Isso possibilitará, aos gestores, maior controle sobre os dados e informações individualizadas referentes aos colaboradores e seus devidos pagamentos.Quer saber mais sobre esses e outros assuntos de RH e gestão? É só seguir a Xerpa nas redes sociais Facebook, Instagram, Twitter e LinkedIn.
