Como gerenciar funcionários terceirizados: um foco nas melhores práticas

Um dos maiores desafios para os gerentes Recursos Humanos é trabalhar com funcionários terceirizados. Mas quais são as melhores práticas para ter sucesso na terceirização de funcionários freelancers ou temporários?Muitas vezes, não temos escolha sobre com quem trabalhamos, mas ainda somos responsáveis ​​por ajudá-los a se atualizar e trabalhar bem com o restante da equipe e com a organização. Isso se torna ainda mais complicado pelo fato de que para funcionários terceirizados, a participação, as expectativas de desempenho e a lealdade precisam ser construídas rapidamente e, muitas vezes, a partir do zero.Para te ajudar a criar uma boa relação e integração dos funcionários terceirizados reunimos algumas dicas sobre como as empresas mais bem-sucedidas criam equipes altamente funcionais.

Dicas para gerenciar funcionários terceirizados

1. Três coisas que os gerentes de RH precisam levar em conta ao trabalhar com terceirização

#1. Habilidade e capacidade do trabalhador

• Eles são competentes nas habilidade que você precisa para um projeto (design, redação, SEO, etc) ou para a empresa (recepção, limpeza, portaria predial, etc)?
• Eles se comunicam de forma eficaz? Analise os currículos, carteira e referências, se possível.

Também é OK se você precisar treinar/ensinar as tarefas que eles precisam executar (como mexer em um software específico ou fazer um trabalho manual). Isso ocorrerá em quase todas as tarefas terceirizadas. O que é mais importante é a qualidade do trabalhador. A opção mais barata não é necessariamente a melhor.

#2. Dedicação do trabalhador

O seu projeto exige que eles se concentrem apenas no seu trabalho? Muitos funcionários terceirizados trabalham para várias pessoas ao mesmo tempo. Não faz sentido você pagar para que eles trabalhem em projetos que não são seus. É aí que pode fazer mais sentido usar faturamento baseado em resultados (por projeto) em vez de faturamento por hora, por exemplo.Para os serviços de infraestrutura como limpeza terceirizada que tem o escopo de trabalho bem definido, é possível acompanhar mais facilmente se todas as tarefas estão sendo cumpridas. O trabalho feito e bem realizado é reflexo da dedicação do funcionário.

#3. É difícil encontrar bons funcionários

Você provavelmente NÃO encontrará seu salvador na primeira tentativa. Você pode ter que tentar várias pessoas antes de escolher uma que você goste. Mantenha-se constantemente em contato desde os estágios iniciais de seu relacionamento. Faça entrevistas, mesmo com indicação segura, para ter certeza das habilidades do candidato.Se eles começarem a ficar sem contato ou responderem com atraso e começarem a dar desculpas, isso é um sinal do que está por vir. Mas assim que você encontrar um trabalhador de sua preferência, pague-o a tempo e mantenha-o feliz. Você vai economizar muito tempo e aborrecimentos se ficar com alguém de quem gosta, mesmo que a taxa de pagamento seja um pouco maior do que a de um trabalhador mais barato.

2. Quais ferramentas usar para comunicação?

É importante que os funcionários terceirizados se integrem as ferramentas de comunicação já existentes da empresa. Essa é uma parte importante do processo de onboarding de funcionários terceirizados ou não. Se a empresa usa os documentos do Google, por exemplo, compartilhe os arquivos que serão importantes que o novo membro ter acesso. Oriente-o a verificá-los diariamente ou semanalmente e mover quaisquer tarefas que tenha concluído para uma parte "DONE" do documento. A vantagem dos produtos do Google é estarem sempre disponíveis online e atualizados. O Skype , Slack e Discord são outras ferramentas úteis de comunicação instantânea. Com elas é possível enviar mensagens rápidas e podem ser usadas para integrar as equipe de recepção das salas e a portaria, por exemplo, para autorizar entrada. E também entre os próprios membros das equipes para conversarem sobre o trabalho.Além disso, qualquer software de screencasting para gravar vídeos instrutivos é útil. Você pode executar o passo a passo em sua própria tela e gravar o áudio, explicando como completar certas tarefas.Leia também: 5 razões para o investimento em tecnologia nas empresas.

3. Habilidades que os gerentes de RH podem desenvolver para lidar com a terceirização

A maioria dos gerentes acha que ter funcionários terceirizados é um procedimento de corte de custos e que o valor está em economizar dinheiro. Eles só olham para terceirização quando precisam que algo seja feito. Mas quando a terceirização de funcionários é feita corretamente, você pode automatizar muitas das tarefas de sua empresa e economizar muito tempo também. Isso significa que você pode concentrar mais sua energia em preocupações mais complexas, como descobrir seu modelo de negócios ou como obter mais clientes. Essa é uma mudança no estado de espírito, já que você não precisa gastar tanto tempo se preocupando com tarefas estruturais e pode se concentrar em estratégias maiores.

Checklist para guiar a terceirização

• Você está seguro sobre a tarefa ou projeto a ser terceirizado?
• Você tem um esboço, manual ou, no mínimo, instruções claras sobre a tarefa ou projeto a ser terceirizado?
• Tarefa específica/descrição do projeto
• Desempenho esperado
• Custo/orçamento do projeto (é faturado por hora ou pelo projeto?)
• Prazo/data de vencimento claros
• Habilidades requeridas
• Recursos necessários
• Quem da equipe de RH gerenciará o contratado terceirizado ou a empresa terceirizada?
• Se o projeto ou tarefa for repetida várias vezes, o contratante terceirizado inicial pode preparar um manual ou um esboço passo-a-passo de como concluir essa tarefa? Dessa forma, você tem um recurso que pode usar no futuro, seja como parte de um manual de operações ou como um recurso que economiza tempo para passar para outro contratante terceirizado, no caso de seu contratante inicial não estar disponível.

Vantagens e desvantagens da terceirização

Vantagens potenciais da terceirização:

• Custos de mão-de-obra/projeto reduzidos;
• A capacidade de acessar uma nova base de conhecimento sem treinamento de pessoal;
• Gerenciamento de tempo;
• Flexibilidade e velocidade para gerenciar projetos;

Desvantagens/Desafios potenciais da terceirização:

• Controle sobre a comunicação do projeto;
• Privacidade e propriedade intelectual;
• Tempos de resposta lentos;
• Barreiras linguísticas (no caso de terceirização externa);
• Fatores de fuso horário (às vezes é mais desafiador coordenar agendas se os fusos horários forem muito diferentes).

Qual é a melhor maneira de superar os desafios, aproveitar os benefícios e ter uma experiência bem-sucedida ao usar funcionários terceirizados? Uma das maneiras mais simples e melhores de obter o maior sucesso com a terceirização de funcionários é ter uma compreensão clara sobre o trabalho que você deseja terceirizar e ter expectativas realistas sobre o resultado.Está pensando em contratar uma empresa para fazer a terceirização de serviços? Você pode encontrar fornecedores para todos os serviços que sua empresa precisa em um único lugar com o oHub. Economize tempo e dinheiro e receba diversos orçamentos com um só pedido, direto no seu e-mail.