Saber como organizar arquivos do departamento pessoal é uma das principais e mais importantes atividades de um profissional de DP.Manter todos os dados sob controle, ter acesso rápido a eles quando necessário e garantir que as informações sigilosas estejam protegidas, são obrigações que podem ser facilitadas com as seguintes dicas de organização:
- defina onde arquivar os documentos;
- digitalize os documentos;
- suba tudo em nuvem;
- separe os documentos por categorias;
- adote protocolos;
- otimize o trabalho de descarte;
- ensine a sua equipe o método de organização.
Cada colaborador gera uma quantidade razoável de documentos para a empresa, ao longo dos anos. Cabe ao DP organizar os arquivos do Departamento Pessoal (DP), que servem, entre outras coisas, para verificar se tanto a empresa como o funcionário, estão cumprindo com o contrato de trabalho. Como a lei faz recair sobre a empresa a responsabilidade sobre o arquivamento dos documentos caso exista alguma situação adversa, a equipe de DP deve adotar métodos de organização que mantenham os arquivos:
- organizados;
- de fácil acesso;
- conservados com qualidade e legibilidade.
Para facilitar esse trabalho, separamos 7 dicas para organizar arquivos do departamento pessoal com eficiência. Confira a seguir!
Como organizar arquivos do departamento pessoal: dicas eficazes
Organizar arquivos do departamento pessoal é, mais do que tudo, uma forma de precaução.O desaparecimento de qualquer documento pode trazer prejuízos financeiros e de imagem severos à empresa em casos judiciais, como ações trabalhistas.Por isso, conheça as 7 dicas de como organizar os arquivos do departamento pessoal, com atenção!
1. Defina onde arquivar os documentos
Antes de mais nada é preciso definir um local para realizar a gestão de documentos. Contratar um software de gestão de documentos é a alternativa mais inteligente e segura.Essas ferramentas permitem que o volume expressivo de documentos sejam arquivados no cenário digital, segmentando pastas exclusivas para cada funcionário e respeitando a importância de cada documento.Sua empresa ganha acesso rápido a qualquer documento, seja ele de um colaborador ativo ou desligado.Definido o local, o acesso aos arquivos é otimizado e a produtividade da equipe aumenta.
2. Digitalize os documentos
Para empregar o software de gestão, é preciso que os arquivos estejam digitalizados! Além de facilitar o processo de busca, a digitalização dá fim ao amontoado de papéis que esgotam o espaço físico e ao manuseio de pastas pesadas.Leia mais em: Aprenda como criar um departamento de RH sem papel
3. Suba tudo em nuvem
Use e abuse da tecnologia. Com os arquivos de departamento pessoal digitalizados, basta subí-los em nuvem.Mantê-los na nuvem só traz vantagens para a sua empresa, entre elas:
- não consome a memória do seu servidor;
- oferece segurança de armazenamento (riscos praticamente inexistentes de deterioração);
- implementa a inteligência ocupacional (elimina a necessidade do armazenamento físico dos arquivos).
Na nuvem, você pode enviar arquivos do departamento pessoal, de diversas naturezas (papel, vídeo, foto) em alta qualidade e tamanhos/pesos (gigabyte, terabyte) para o software com um clique.
4. Separe os documentos por categorias
Passe a organizar arquivos de departamento pessoal seguindo categorias como informações principais, datas de expedição, setor da empresa, prazos, gestores, etc. Assim, a identificação de qualquer documento é agilizada.Caso existam muitos subitens, faz-se necessário classificá-los de uma segunda maneira para facilitar a sua localização. Adotar a ordem alfabética é a saída mais fácil e intuitiva, sem dúvida.
5. Adote protocolos
Muitos documentos circulam entre outros departamentos, por isso o DP precisa ficar sempre atento. Principalmente, porque alguns dados são sigilosos.Uma forma de controlar esse acesso é adotando protocolos de recebimento, envio e divulgação. A tecnologia no RH já oferece softwares aprimorados de gestão, tais como a GED (gerenciamento eletrônico de documentos), que permite, entre outras coisas, o controle de versões e de cópias.Com essa ferramenta, além da equipe de DP acompanhar o cumprimento de tais protocolos, ainda consegue acompanhar quem acessa cada arquivo.
6. Otimize o trabalho de descarte
Organizar arquivos de departamento pessoal em nuvem ainda oferece a vantagem de levar só alguns minutos para descartar o material já ultrapassado.Os arquivos sem uso são apenas apagados do servidor on-line.
7. Ensine a sua equipe o método de organização
A última e fundamental dica é a gestão do conhecimento.Após definir os métodos para organizar arquivos do departamento pessoal, você deve ensinar a sua equipe e/ou colaboradores, que tenham acesso a esses documentos, a manusear as ferramentas de busca e armazenamento.
Por quanto tempo os documentos precisam ser guardados?
A lei diz que a empresa deve guardar documentos por tempos determinados. Não guardar pode acarretar multas e ainda gerar eventuais problemas fiscais.
Durante 2 anos
Termo de rescisão do contrato de trabalho, pedido de demissão, documentação do aviso prévio.
Durante 3 anos
CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados), a partir da data de postagem do arquivo.
Durante 5 anos
É preciso armazenar, por 5 anos, os seguintes documentos:
- comprovantes de vale-transporte;
- solicitação do abono do 13° salário;
- pagamento de férias;
- atestados médicos;
- comprovantes de descontos;
- guias do recolhimento de contribuição ao sindicato;
- mapa dos acidentes de trabalho;
- comprovante de entrega do requerimento de seguro-desemprego;
- recibos dos pagamentos;
- registros do controle de ponto.
Durante 5-10 anos
Alguns documentos precisam ser mantidos de 5 a 10 anos, entre eles:
- folhas de pagamento;
- recibo referente ao salário-família;
- afastamentos;
- licença-maternidade etc.
Durante 10 anos
Documentação referente ao PIS/Pasep (Programa de Integração Social/Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público), com o período sendo contabilizado a partir da data de recolhimento.
Durante 20 anos
Exames médicos — admissional, demissional, periódicos e anteriores ao retorno ao trabalho — contendo todas as atitudes tomadas em relação a elas.Além disso, também devem ser mantidos dados do programa PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais).
Durante 30 anos
Como já mencionado, a documentação acerca do FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço) deve ser guardada pelo tempo de 30 anos.
Durante tempo indeterminado
Livros de registro de empregados e livros de registros da CIPA (Comissão Interna de Prevenção de Acidentes).Aplicando essas 7 dicas, o RH saberá exatamente como organizar arquivos do departamento pessoal, garantindo que eles estejam acessíveis e seguros.Agora que você já conhece a importância de organizar os arquivo do departamento pessoal e conheceu as melhores práticas para realizar essa gestão, é hora implementar o sistema de gestão de RH na sua empresa.Para isso, te apresentamo a Xerpa, um software para RH, com um sistema que atua na otimização de processos como overview, admissão e demissão, contratação, holeries, controle de férias e mais. Além de ser uma forma de como melhorar a produtividade no trabalho, ainda reduz 30% dos custos do seu RH.Conheças as demais funcionalidades do aplicativo e fale já com um especialista!E aí, sua empresa já começou a organizar arquivos de departamento pessoal? Compartilhe esse post nas redes sociais com quem também precisa!
