Muitas empresas ainda não sabem como se adaptar ao eSocial em 2020, e consideram o sistema uma incógnita para o Departamento Pessoal. Mas não é bem assim!O chamado Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) tem o objetivo de unificar todas as formas de envio de informações ao governo, e é obrigatório no país desde 2018.Com a implementação do eSocial, diversos processos internos também foram modificados. Além de consolidar os dados, o sistema também obriga a empresa a reportar determinadas informações com muito menos tempo de espera. Algumas dessas informações, que antes eram mensais, agora são semanais ou até diárias. Há, inclusive, o informe em tempo real pelo sistema.Para poder fazer esse fluxo de informações funcionar, é preciso entender algumas regras do eSocial, além de adaptar o seu Departamento Pessoal e a sua empresa. Confira, a seguir, alguns dos principais processos que merecem atenção para garantir a organização do eSocial
1. Mantenha os cadastros de funcionários sempre completos
Como os dados são enviados via eSocial e precisam sempre estar corretos, é necessário ter certeza que durante a admissão as informações de todos os funcionários estão completas. Essa checagem deve ser feita sempre antes da data de envio, assim, em caso de alguma correção, há tempo para a mesma ser realizada.Vale ressaltar que os dados de dependentes também são importantes e devem ser conferidos. Isso porque uma das vantagens de saber como se adaptar ao eSocial é garantir que como as informações sejam cruzadas de forma eficaz. Portanto, não deixe de marcar corretamente os dependentes no Imposto de Renda.
2. Esqueça o “Retroativo”
Com a a maior frequência no envio de informações, o “jeitinho brasileiro" não cabe aqui. Por exemplo, as admissões precisam ser enviadas antes da data de admissão. Rescisões precisam ser enviadas no mesmo do prazo de pagamento – 1 dia para rescisão iniciada pela empresa e 10 dias para quando o empregado pede a rescisão. Outras alterações contratuais, como o aumento de salário ou a troca de função também devem ser informadas ao eSocial no mesmo momento que acontecem.As modificações na folha de ponto ou a adição de atestados e afastamentos também não podem ser feitas de forma retroativa, o que força as empresas a adotarem sistemas melhores e mais precisos digitais de controle de ponto e softwares de gestão de folha de pagamento e RH.
3. Tenha um cuidado extra com os pagamentos
Outro detalhe importante para entender como se adaptar ao eSocial: é fundamental pagar todos os encargos corretamente. Podemos exemplificar isso com o DSR, sigla para Descanso Semanal Remunerado, é um encargo extra pago em relação às horas extras e o descanso semanal do funcionário - como parte do salário normal considera o tempo livre, a empresa precisa pagar uma porcentagem a mais para contar como uma “hora extra” para esse tempo livre.Este é um dos encargos mais comuns de não ser pago por muitas empresas, justamente pela dificuldade de calcular e por ser tão específico. Porém, com o eSocial fica muito mais fácil rastrear esse tipo de pagamento, assim como conferir se ele foi feito corretamente ou não. Vale lembrar que o sistema também exige que o pagamento seja sempre feito no prazo correto, pois irregularidades entre o recebido pelo colaborador e o pago pela sua empresa podem colocar todos na malha fina.Os pagamentos feitos com base em médias também são fiscalizados de perto, já que os valores são reportados ainda com mais detalhes ao eSocial.Por último, ao se adaptar ao eSocial, você percebe como o rastreamento de pagamentos feitos a funcionários que não foram contados como salário – os famosos “por fora” – fica muito mais fácil e prático. O mesmo acontece com adiantamentos feitos sem comunicação de origem. Assim, sempre verifique se os encargos estão sendo pagos com todo tipo de remuneração que chega ao trabalhador.
4. Verifique como você trata as leis trabalhistas
Privilégios exclusivos de alguns, falta de equiparação salarial, remuneração incompatível com o CBO e horas extras que são sempre trabalhadas no mesmo horário todo mês são alguns dos problemas trabalhistas que o eSocial escancara. Isso é válido para qualquer tipo de fiscalização, uma vez que os sistemas estejam unificados. É importante ressaltar que esses problemas sempre foram motivo para acarretar um processo para a empresa. Com o negócio se adaptando ao eSocial, esses processos e demais problemas judiciais podem acontecer de forma ainda mais incisiva.Mais uma vez, fica a dica para ser sempre conservador e seguir as leis trabalhistas com muita atenção. Qualquer “passivo trabalhista” de hoje pode se tornar uma multa automática e uma grande dor de cabeça num futuro bem próximo.
5. Siga as regras sobre férias à risca
Assim como as outras regras, as férias devem ser reportadas em tempo real pelo sistema, junto do espelho de ponto e ausências, todas sempre muito bem documentadas. Ao se adaptar ao eSocial, não é mais possível ter o controle solto que muitas empresas gostam de ter para dividir férias em períodos diferentes dos permitidos, fazer acordos para tirar férias mas manter o trabalhador em serviço, ou ainda emitir um aviso de férias retroativo.Lembramos que algumas exceções podem ser negociadas, mas é preciso manter a documentação sempre em dia mesmo assim. Em caso de uma necessidade excepcional em dividir as férias, por exemplo, o colaborador não pode trabalhar durante as férias – nem mesmo ler emails – e o aviso de férias tem que ser feito com, pelo menos, 30 dias de antecedência. Mantenha atenção total às regras de férias desde o momento de marcá-las. Essa é a maior garantia de que não haverá problemas posteriores envolvendo os dados enviados ao eSocial.
6. Estagiários agora entram nas documentações
Mais um detalhe importante ao se adaptar ao eSocial em 2020 é reportar qualquer informação sobre estagiários na DIRF. A adaptação pede que a empresa faça relatórios completos sobre seus estagiários, inclusive mantendo um gestor como responsável.O controle de estagiários por meio de relatórios sempre foi necessário, porém, muitas vezes essa tarefa era realizada pela própria universidade, o que resultava em uma grande variedade de estilos e informações colhidas ou não. Com o eSocial, tanto as informações quanto o formato dos documentos ficam unificados. Isso acaba ajudando até mesmo o setor de Recursos Humanos a manter tudo mais organizado com facilidade.
7. Atenção especial aos atestados dos colaboradores
Como o eSocial também concentra os dados da Previdência Social que, inclusive, são usados para a liberação de benefícios, a empresa tem que informar, obrigatoriamente para o eSocial, todo atestado acima de 3 dias de duração que for recebido pelo empreendimento. Além disso, se vários atestados menores que 3 dias chegarem a somar 15 dias de ausência num total, a empresa também terá que informar estes documentos. Existem alguns motivos para isso acontecer e você pode ler mais detalhes a respeito deste assunto neste link.Como é bem mais complicado ficar escolhendo qual atestado você deve ou não informar, é melhor informar todos os atestados de uma vez. Esse informe também precisa ser feito sempre o quanto antes, para não ter problema com o espelho de ponto.Em resumo, aprender como se adaptar ao eSocial garante uma maior organização para o Departamento de Recursos Humanos, assim como para a empresa como um todo. No fim, o empreendimento só sai ganhando.Agora que você já sabe como se adaptar ao eSocial em 2020, compartilhe este artigo em suas redes sociais. Com certeza a informação pode ajudar outras pessoas, além de ser um facilitador para criar um bom networking!
